Một số nội dung cần lưu ý khi thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

(17/03/2017)

Sau gần 02 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, hoạt động chứng thực đã dần đi vào nền nếp, góp phần giải quyết nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, qua công tác quản lý nhà nước về chứng thực, kết quả thanh tra, kiểm tra tại các địa phương, đã phát hiện nhiều sai sót, vi phạm trong công tác này. Để kịp thời chấn chỉnh những sai sót, vi phạm trong công tác chứng thực trong thời gian tới tại các địa phương, ngày 10/3/2017, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ban hành Công văn số 194/HTQTCT-CT gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nghiêm túc thực hiện một số quy định của pháp luật về chứng thực liên quan đến công tác bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch. Cụ thể như sau:

Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản
Theo quy định tại Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như bản chính giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ, hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xác phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thâm quyền.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính bắt buộc phải có bản chính làm căn cứ để chứng thực bản sao. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản chính – như hiện tượng đã có văn phòng công chứng làm. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã đề nghị Sở Tư pháp quán triệt nội dung này, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực ghi rõ tên, ký hiệu giấy tờ, văn bản là bản chính dùng để chứng thực bản sao trong Sổ chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Đồng thời, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không lưu trữ văn bản chứng thực bản sao từ bản chính theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Về chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
Việc thực hiện chứng thực chữ ký người dịch phải được thực hiện đúng theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chứng thực thực hiện đúng quy định của pháp luật, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì người yêu cầu chứng thực ký trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ và ghi lời chứng theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP.  Đối với giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch thì không chứng thực chữ ký trên văn bản đó mà thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Về chứng thực chữ ký người dịch
Để điều chỉnh hoạt động chứng thực chữ ký người dịch, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch, các trình tự, thủ tục liên quan đến cộng tác viên dịch thuật, trách nhiệm của người dịch và người chứng thực chữ ký người dịch, thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại các điều 27, 28, 29, 30 và 31. Trong đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy, một số cơ quan chứng thực không tuân thủ quy định này, vẫn để cộng tác viên dịch thuật không có bằng cấp về ngoại ngữ làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp hoặc có bằng đại học tiếng Anh nhưng lại dịch tiếng Lào, tiếng Campuchia… Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã đề nghị Sở Tư pháp chấn chỉnh chung, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch.
Mặt khác, để hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo thực hiện đúng quy định tại Điều 28 và Điều 29 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt; trên cơ sở danh sách cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp; người dịch là cộng tác viên phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật và phải làm thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,  về nguyên tắc, người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch. Tuy nhiên, để bảo đảm tính thống nhất giữa bản dịch và văn bản cần dịch, khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, Phòng Tư pháp phải kiểm tra, đối chiếu nội dung bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch; chữ ký người dịch.
Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các Phòng Tư pháp tuyệt đối không chứng thực chữ ký người dịch, nếu không bảo đảm các yêu cầu nêu trên của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Với những nội dung cơ bản nêu trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đến tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về hoạt động chứng thực để kịp thời chấn chỉnh, xử lý những sai sót, vi phạm, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng quy định của pháp luật./.
 

Lê Thị Tú Hồng


Các tin đã đưa ngày:
                                  
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
  • Lượt truy cập: