Kết luận thanh tra chuyên ngành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực tại một số đơn vị thuộc tỉnh Bắc Ninh

(05/12/2017)

Thực hiện Kế hoạch thanh tra năm 2017 được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt kèm theo Quyết định số 2461/QĐ-BTP ngày 22 tháng 11 năm 2016; Quyết định số 10/QĐ-HTQTCT ngày 05 tháng 5 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc thanh tra chuyên ngành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực tại một số đơn vị thuộc tỉnh Bắc Ninh, Đoàn thanh tra chuyên ngành đã tiến hành thanh tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, công tác chứng thực từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/3/2017 tại Ủy ban nhân dân thị xã Từ Sơn, Ủy ban nhân dân huyện Quế Võ, Ủy ban nhân dân huyện Tiên Du, Phòng Tư pháp thị xã Từ Sơn, Phòng Tư pháp huyện Quế Võ, Phòng Tư pháp huyện Tiên Du, Ủy ban nhân dân xã Tương Giang, thị xã Từ Sơn và Ủy ban nhân dân xã Phật Tích, huyện Tiên Du. Trên cơ sở kết quả thanh tra chuyên ngành, ngày 13/9/2017, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Kết luận thanh tra chuyên ngành số 915/KLTTCN-HTQTCT.

Tại Kết luận 915/KLTTCN-HTQTCT, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ghi nhận những ưu điểm cũng như đưa ra những tồn tại, thiếu sót trong công tác chứng thực tại các đơn vị được thanh tra từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/3/2017. Về ưu điểm, Ủy ban nhân dân huyện/thị xã là đối tượng thanh tra đã bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn phù hợp, đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định làm việc tại Phòng Tư pháp để thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và công tác chứng thực; các Phòng Tư pháp đã kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện phê duyệt Kế hoạch công tác năm 2017, trong đó có nội dung kiểm tra, tập huấn, hướng dẫn công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã về công tác hộ tịch, chứng thực; chuyên viên thuộc Phòng Tư pháp đã được tham gia đào tạo, bồi dưỡng hàng năm về chuyên môn, nghiệp vụ hộ tịch, chứng thực; các Ủy ban nhân dân cấp xã là đối tượng thanh tra đã bố trí được công chức tư pháp - hộ tịch chuyên trách; công chức tư pháp - hộ tịch được tham gia đào tạo, bồi dưỡng hàng năm về chuyên môn, nghiệp vụ hộ tịch, chứng thực và được bố trí máy vi tính riêng để thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, giải quyết yêu cầu chứng thực của người dân; tại các đơn vị là đối tượng thanh tra việc giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch, hồ sơ chứng thực cơ bản đáp ứng nhu cầu của người dân, bảo đảm đúng thời hạn theo quy định, không có tình trạng hồ sơ quá hạn; không có khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác hộ tịch, chứng thực. Đặc biệt, tại Ủy ban nhân dân huyện Tiên Du công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện tương đối bài bản, không có nhiều sai sót và thực hiện thu lệ phí đúng quy định; các đơn vị là đối tượng thanh tra sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng mẫu quy định; thực hiện lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch đầy đủ, khoa học, dễ tra cứu.
Bên cạnh một số mặt tích cực, các đơn vị được thanh tra còn bộc lộ những tồn tại, thiếu sót, sai phạm trong quá trình thực hiện giải quyết các hồ sơ hộ tịch, chứng thực.
Trong lĩnh vực hộ tịch: thiếu sót trong việc thực hiện việc ghi chép, sửa chữa, sử dụng Sổ hộ tịch chưa đúng theo quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp, vẫn để xảy ra tình trạng thiếu chữ ký của người đi đăng ký hộ tịch, không thực hiện thống kê tổng số các sự kiện hộ tịch, không khóa Sổ hộ tịch, thiếu thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký hộ tịch; giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch chưa đúng quy định; thực hiện đăng ký hộ tịch sai thẩm quyền theo quy định của Luật hộ tịch; thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch khi chưa đủ cơ sở, không kiểm tra xác minh để bảo đảm tính chính xác; giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch khi hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa đầy đủ; giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật; thực hiện đăng ký hộ tịch còn thiếu sót, chưa bảo đảm chặt chẽ, một số hồ sơ đăng ký hộ tịch thiếu giấy tờ theo quy định; không thực hiện xác minh thông tin theo quy định để bảo đảm tính chính xác của nội dung đăng ký
Trong lĩnh vực chứng thực:  các đơn vị còn sai sót trong việc sử dụng Sổ chứng thực, ghi chép Sổ chứng thực chưa đúng quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; lưu trữ hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch chưa đầy đủ; có sai sót trong việc thu phí, ghi biên lai thu phí chứng thực; sai sót trong việc thực hiện trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký người dịch (không thực hiện quy định về kiểm tra, lập danh sách, phê duyệt, niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật, sử dụng cộng tác viên hết hạn hợp đồng; chứng thực chữ ký người dịch đối với cả giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định; vi phạm quy định về mẫu chữ ký, có dấu hiệu vi phạm thủ tục quy định tại Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP; thực hiện chứng thực chữ ký người dịch trên văn bản được dịch nhưng không có chữ ký người dịch; không đóng dấu giáp lai đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 31 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Tại Kết luận thanh tra, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã có ý kiến cụ thể về vấn đề giải trình của các đơn vị được thanh tra,
Trên cơ sở kết quả thanh tra, ý kiến giải trình và khắc phục sai sót của các đơn vị được thanh tra, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã kiến nghị:
Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh: chỉ đạo Sở Tư pháp triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất các quy định của Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 trên địa bàn tỉnh, trong đó tập trung vào công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch tại cấp huyện, cấp xã và việc thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực; chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị xã Từ Sơn, Ủy ban nhân dân huyện Quế Võ phối hợp Sở Tư pháp kiểm điểm và xử lý đối với những cán bộ, công chức có hành vi sai phạm trong công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp thị xã Từ Sơn, Phòng Tư pháp huyện Quế Võ để giữ nghiêm kỷ cương, kỷ luật hành chính, kỷ luật, đạo đức công vụ.
Đối với Sở Tư pháp tỉnh Bắc Ninh: đẩy mạnh việc bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ đối với lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, kịp thời giải quyết những vướng mắc trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực ở cơ sở. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm trong công tác hộ tịch, chứng thực; phối hợp với Ủy ban nhân dân thị xã Từ Sơn, Ủy ban nhân dân huyện Quế Võ kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm và xử lý đối với những cán bộ, công chức có sai phạm trong công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp thị xã Từ Sơn, Phòng Tư pháp huyện Quế Võ; chỉ đạo, hướng dẫn các Phòng Tư pháp trên địa bàn tỉnh tự kiểm tra, rà soát và khắc phục ngay những tồn tại, sai sót (nếu có) trong công tác chứng thực như đã chỉ ra tại Kết luận, bảo đảm công tác chứng thực được thực hiện đúng quy định của pháp luật; kịp thời phản ánh những bất cập, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác hộ tịch chứng thực về Bộ Tư pháp để có hướng dẫn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác chứng thực theo quy định của pháp luật.
Đối với đơn vị là đối tượng thanh tra: kiểm điểm, rút kinh nghiệm, khắc phục ngay những sai sót, vi phạm được chỉ ra trong Kết luận, không để tiếp tục xảy ra sai sót vi phạm trong công tác hộ tịch, chứng thực tại địa phương; xử lý trách nhiệm đối với cán bộ, công chức để xảy ra sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, công tác chứng thực đối với các nội dung về: việc ghi chép, sử dụng Sổ hộ tịch, Sổ chứng thực; lưu trữ hồ sơ chứng thực; việc giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch có thiếu sót, chưa bảo đảm chặt chẽ; về hồ sơ chứng thực giải quyết không đúng quy định; về việc kiểm tra, đánh giá tiêu chuẩn/điều kiện người dịch, lập danh sách cộng tác viên dịch thuật; về việc chứng thực chữ ký người dịch nhưng chữ ký người dịch không thống nhất; về việc thu phí chứng thực, lệ phí hộ tịch, ghi biên lai thu phí, lệ phí.
Kết luận cũng đề nghị Sở Tư pháp đôn đốc, theo dõi các đơn vị là đối tượng được thanh tra trong việc thực hiện và có văn bản báo cáo kết quả (kèm theo hồ sơ, giấy tờ chứng từ liên quan đến việc xử lý, kiểm điểm và khắc phục đối với những sai sót, vi phạm), gửi về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

Bùi Thị Hải Châu


File đính kèm
Các tin đã đưa ngày:
                                  
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
  • Lượt truy cập: