Khảo sát về công tác chứng thực trên địa bàn quận Tân Bình thành phố Hồ Chí Minh

1. Những kết quả đạt được

- Tăng cường đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực trên địa bàn: Số lượng cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và UBND của 15 phường là 34, trong đó chuyên trách là 22, kiêm nhiệm là 9; có trình độ Đại học Luật là 13, Trung cấp Luật là 01, còn lại là chuyên môn khác. Trong năm 2014, Phòng Tư pháp đã chứng thực 12.424 bản sao các loại, 5.094 chữ ký - thu được 697.325.000 đồng; UBND 15 phường chứng thực 69.995 bản sao các loại, 69.282 chữ ký - thu được 4.472.188.000 đồng.

- Phòng Tư pháp phối hợp với Sở Tư pháp, mời báo cáo viên của Sở Tư pháp trực tiếp tập huấn về nghiệp vụ chứng thực; thành phần tham dự lớp tập huấn bao gồm: thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; Lãnh đạo, công chức Tư pháp Hộ tịch và người thụ lý hồ sơ chứng thực tại UBND các phường; báo cáo viên pháp luật của quận, cộng tác viên trợ giúp pháp lý trên địa bàn quận…

          - Định kỳ hàng quý, Phòng Tư pháp tổ chức cuộc họp giao ban tư pháp cho Lãnh đạo, công chức Tư pháp Hộ tịch và người thụ lý hồ sơ chứng thực tại UBND các phường. Các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo liên quan đến công tác chứng thực của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp được triển khai trực tiếp tại các cuộc họp giao ban này.

          - Niêm yết công khai tại Tổ tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính của quận và bộ phận tiếp nhận và tiếp nhận hồ sơ hành chính của 15 phường trên địa bàn. Có một số phường còn trang bị hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống máy tính khảo sát ý kiến khách hàng, thông qua đó UBND phường nắm bắt được phàn ứng của người dân về tinh thần, thái độ phục vụ của các công chức làm công tác chứng thực.

          - Định kỳ 6 tháng, Phòng Tư pháp tiến hành kiểm tra công tác chứng thực tại 15 phường trên địa bàn quận nhằm phát hiện, uốn nắn những sai sót trong công tác chứng thực của từng phường và đề ra phương hướng thực hiện trong thời gian tới nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi có yêu cầu chứng thực cũng như thực hiện các thủ tục hành chính khác.

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký[1] đã tạo bước chuyển biến mới trong công tác chứng thực. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã “đưa thẩm quyền chứng thực xuống gần dân hơn” khi giao một số thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản cho UBND cấp xã. Việc cho người dân lựa chọn cơ quan chứng thực, không phụ thuộc vào nơi cư trú đã hướng tới việc tạo thuận lợi nhất cho người dân khi có yêu cầu chứng thực. Với những “đối mới” trong công tác chứng thực đã được người dân đánh giá là một bước tiến trong cải cách thủ tục hành chính. Những kết quả đạt được sao 7 năm triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của xã hội, nhu cầu chứng thực của người dân đã được đáp ứng kịp thời, thời gian giải quyết được rút ngắn, hầu hết các thủ tục được thực hiện ngay trong ngày, tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng trong thời gian trước đây đã được giải tỏa… Như vậy, có thể nói, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã thực sự đi vào cuộc sống, đã nhận được phản hồi tích cực từ phía các cơ quan, tổ chức và nhân dân. Đặc biệt là, từ năm 2007 đến nay, tại UBND quận Tân Bình chưa có trường hợp khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến lĩnh vực chứng thực.

          - Giảm số lượng chứng thực bản sao so với năm 2013: Theo báo cáo của Phòng Tư pháp, thì việc chứng thực bản sao từ bản chính tại Phòng Tư pháp đã giảm 21,3%, tại 15 phường đã giảm 12% so với cùng kỳ năm 2013. Đây cũng là một tín hiệu mừng khi Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính đang được triển khai thực hiện quyết liệt tại tất cả các bộ, ngành và địa phương.

2. Một số vướng mắc

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong quá trình triển khai  thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn vẫn gặp một số vướng mắc:

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định việc chứng thực ngoài giờ hành chính, ngoài trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực nên đã gây khó khăn cho những cá nhân có yêu cầu chứng thực khi họ ở trong tình trạng bệnh nặng, già yếu, đi lại khó khăn…

- Đối với những trường hợp người dân yêu cầu chứng thực bản sao từ “Phó bản”, vì không được cấp bản chính. Do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể nên dẫn tới tình trạng không thống nhất khi áp dụng (có cơ quan vẫn thực hiện chứng thực).

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực; trong khi đó, một trong những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính là Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật. Vấn đề này cũng gây lúng túng cho các cơ quan thực hiện chứng thực. Trong một số trường hợp, khi cơ quan chứng thực nghi ngờ bản chính giả thỉ việc liên hệ, phối hợp xác minh là rất khó khăn, thời gian trả lời kết quả xác minh thường kéo dài, gây bức xúc cho người dân.

          3. Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác chứng thực

          - Xây dựng Luật Chứng thực, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất đối với công tác chứng thực,

          -  Nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực vì hiện nay vẫn còn một số Lãnh đạo UBND chưa thực sự quan tâm, coi trọng đến công tác chứng thực, việc bố trí, sắp xếp công chức làm công tác chứng thực chưa phù hợp với năng lực, trình độ nên đã để xảy ra sai sót khi thực hiện chứng thực.

          - Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng ký năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra để phát huy những mặt tích cực, những việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp thời uốn nắn, khắc phục những sai phạm.

          - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực. Niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan chứng thực về trình tự, thủ tục chứng thực để người dân biết và thực hiện đúng.

          - Nghiên cứu, giao cho Phòng Tư pháp, UBND cấp xã chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với những ủy quyền đơn giản để tạo thuận lợi cho người dân.

          - Nghiêm túc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

          - Nên bỏ quy định lưu hồ sơ chứng thực bản sao./.

Tác giả: Lương Thị Lanh