Kết luận thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực hộ tịch tại một số đơn vị thuộc tỉnh Quảng Ninh

Bên cạnh một số mặt tích cực, các đơn vị được thanh tra còn bộc bộ những tồn tại, thiếu sót trong quá trình đăng ký và quản lý hộ tịch.
Đối với việc sử dụng Sổ hộ tịch: Một số đơn vị được thanh tra đều để xảy ra sai sót trong quá trình sử dụng sổ hộ tịch, không thực hiện đúng, đầy đủ các quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP như không thực hiện việc đóng dấu giáp lai vào các trang của Sổ Đăng ký khai sinh, Sổ Ghi chú ly hôn. Một số trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không có chữ ký của người yêu cầu trong Sổ hộ tịch; không đánh dấu loại việc vào ô tương ứng tại cột ghi chú trong Sổ hộ tịch theo quy định, sửa chữa sai sót không theo quy định, không đóng dấu vào vị trí sửa chữa, không ghi vào phần ghi chú, viết tắt chức vụ của người ký Giấy chứng nhận kết hôn tại hầu hết các trang trong Sổ đăng ký kết hôn; không ghi ngày, tháng, năm cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân vào sổ; không thực hiện việc ghi ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân khi ghi chú kết hôn; không ghi nơi đăng ký kết hôn theo hướng dẫn sử dụng Sổ hộ tịch.
          Trong Kết luận, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã chỉ ra những sai sót trong quá trình giải quyết các việc về hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện. Theo quy định của pháp luật về hộ tịch thì Giấy Khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh (Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP). Tuy nhiên, hầu hết các trường hợp thay đổi hộ tịch (thay đổi chữ đệm, tên) do Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên giải quyết từ ngày 01/6/2015 đến ngày 30/6/2016, mặc dù có tiến hành xác minh (về lý do yêu cầu thay đổi) nhưng Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên vẫn thực hiện việc thay đổi chữ đệm, tên trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh cho phù hợp với hồ sơ, giấy tờ cá nhân. Tại Ủy ban nhân dân thành phố Uông Bí cũng xảy ra tình trạng tương tự. Ủy ban nhân dân thành phố Uông Bí đã cho phép thay đổi tên trong Giấy khai sinh để phù hợp với hồ sơ, giấy tờ cá nhân, không phù hợp với quy định pháp luật.
Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, việc đăng ký hộ tịch còn nhiều sai sót. Theo quy định tại khoản 4, Điều 5 Luật hộ tịch thì trường hợp cá nhân không đăng ký hộ tịch tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú. Tuy nhiên, khi đăng ký kết hôn cho những trường hợp không thường trú tại địa phương, Ủy ban nhân dân phường Yên Thanh, Ủy ban nhân dân phường Minh Thành không thực hiện thông báo theo quy định. Bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân phường Yên Thanh đã không thực hiện việc xác minh trên thực tế để xác định quan hệ cha, mẹ, con đối với các trường hợp mà khi đăng ký lại khai sinh có một bên cha, mẹ đã chết hoặc cả cha mẹ đã chết mà không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con; trong hồ sơ đăng ký khai tử của Ủy ban nhân dân phường Minh Thành không có văn bản xác nhận của cơ quan Công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử đối với những trường hợp chết do tai nạn, chết đột ngột.
Ngoài những tồn tại, sai sót về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác đăng ký hộ tịch, các đơn vị là đối tượng thanh tra đã không thực hiện đúng, đầy đủ các quy định về thu lệ phí hộ tịch. Tại Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên, số liệu thu lệ phí hộ tịch chưa chính xác, còn có sự chênh lệch giữa số việc hộ tịch mà Ủy ban nhân dân thị xã báo cáo với số lệ phí mà Ủy ban nhân dân thu, nộp vào ngân sách nhà nước. Tại Ủy ban nhân dân phường Yên Thanh và Ủy ban nhân dân phường Minh Thành, chứng từ thu lệ phí không thể hiện nội dung thu nên không tính được mức thu lệ phí hộ tịch cụ thể
          Trong Kết luận, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã có ý kiến cụ thể về vấn đề giải trình của các đơn vị được thanh tra, nhất trí đối với một số nội dung giải trình và khắc phục sai sót của Ủy ban nhân dân thành phố Uông Bí, Ủy ban nhân dân thị xã Quảng Yên và Ủy ban nhân dân phường Minh Thành.
Trên cơ sở kết quả thanh tra, ý kiến giải trình và khắc phục sai sót của các đơn vị được thanh tra, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực kiến nghị: (1) Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh quan tâm bố trí, sắp xếp đủ công chức đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch ở cấp huyện, cấp xã; bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương; chỉ đạo Sở Tư pháp triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất các quy định của Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành, trong đó tập trung vào công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch đầy đủ dùng chung tại cấp huyện, cấp xã; chỉ đạo các ngành, các cấp trên địa bàn tỉnh phối hợp với cơ quan Tư pháp thực hiện tốt các quy định của Luật hộ tịch, đặc biệt là quy định về giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch và Giấy khai sinh; kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi có báo cáo. (2) Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí công chức đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch ở cấp huyện, cấp xã; bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương; đẩy mạnh việc bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức làm công tác hộ tịch, khắc phục tình trạng hiểu nhầm, hiểu không đúng, không thống nhất dẫn đến áp dụng sai các quy định pháp luật; kịp thời giải quyết những vướng mắc về đăng ký, quản lý hộ tịch ở cơ sở; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm, bảo đảm kỷ cương, kỷ luật hành chính, kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, hạn chế, gây phiền hà, sách nhiễu khi giải quyết yêu cầu của người dân; chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng các quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành và các quy định về việc ghi chứng từ thu, nộp lệ phí hộ tịch, đặc biệt là quy định về việc thông báo đã đăng ký hộ tịch về nơi thường trú theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh tại Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; rà soát tổng thể trong toàn tỉnh và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi, hủy bỏ những giấy tờ cho phép thay đổi hộ tịch để phù hợp với hồ sơ, giấy tờ cá nhân; kịp thời phản ánh những bất cập, vướng mắc liên quan đến việc thực hiện các quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành về Bộ Tư pháp để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý nhà nước về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo quy định của pháp luật. (3) Các đơn vị được thanh tra kịp thời thông tin, báo cáo cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên những bất cập, vướng mắc của pháp luật đối với các vấn đề có liên quan khi áp dụng pháp luật trong thực tiễn; thực hiện đầy đủ việc thông báo đã đăng ký hộ tịch về nơi thường trú theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch; kiểm điểm, rút kinh nghiệm, khắc phục những sai sót được chỉ ra trong Kết luận này, không để tiếp tục xảy ra trong quá trình đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương và xử lý trách nhiệm đối với công chức để xảy ra sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.