Tại Kết luận 1743/KLTTCN-HTQTCT, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ghi nhận những ưu điểm cũng như đưa ra những tồn tại, thiếu sót trong công tác chứng thực tại các đơn vị được thanh tra từ ngày 10/4/2015 đến ngày 31/8/2016.
Về ưu điểm, Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận ban hành Kế hoạch số 71/KH-UBND ngày 13/4/2015 để kịp thời triển khai Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm và Phòng Tư pháp đã nghiêm túc triển khai các quy định pháp luật chứng thực, bảo đảm đúng quy trình, thủ tục, thời hạn trả kết quả cho công dân. Phòng Tư pháp đã được đầu tư, trang bị phương tiện làm việc đầy đủ, hiện đại để có điều kiện thực hiện hiệu quả công tác chứng thực trên địa bàn, cơ bản đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm đã thực hiện tốt việc niêm yết công khai các thủ tục hành chính về chứng thực tại bộ phận một cửa cũng như trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân quận.
Công tác lưu trữ, bảo quản hệ thống Sổ chứng thực và hồ sơ chứng thực tại Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân và Ủy ban nhân dân phường Phúc Tân được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, dễ tra cứu. Tại Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Ủy ban nhân dân phường Phúc Tân, Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân việc thu lệ phí chứng thực được thực hiện đúng quy định. Đặc biệt, tại Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân đã có sáng kiến trong việc theo dõi số lượng chứng thực bản sao từ bản chính. Công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn, Ủy ban nhân dân xã Phụng Châu thuộc huyện Chương Mỹ cơ bản đã đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức theo quy định pháp luật.
Bên cạnh một số mặt tích cực, các đơn vị được thanh tra còn bộc lộ những tồn tại, thiếu sót, sai phạm trong quá trình thực hiện chứng thực.
Đối với việc sử dụng, ghi chép Sổ chứng thực: Tất cả các đơn vị được thanh tra đều để xảy ra sai sót trong quá trình sử dụng sổ hộ tịch, không thực hiện đúng, đầy đủ quy định như không thực hiện khóa Sổ chứng thực của năm cũ và lập sổ mới, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính có nhiều chỗ bị tẩy xóa, đánh số thứ tự trùng lặp với số chứng thực hoặc để trống số mà không có dấu xác nhận, không đóng dấu giáp lai đầy đủ giữa các trang; Sổ chứng thực chữ ký người dịch năm 2016 không ghi rõ dịch từ ngôn ngữ nào sang ngôn ngữ nào; việc lưu trữ, sắp xếp hệ thống sổ chứng thực không khoa học, không đánh số thứ tự trong sổ chứng thực; ghi tắt tên giấy tờ trong Sổ chứng thực...
Đối với việc lưu trữ hồ sơ chứng thực: Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ thì đối với việc chứng thực chữ ký nói chung và chứng thực chữ ký người dịch nói riêng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực trong thời hạn 02 năm, tuy nhiên, tại Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ, Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn đã không thực hiện tốt quy định này; theo quy định thì khi chứng thực chữ ký, cơ quan chứng thực chỉ lưu một bản giấy tờ, văn bản chứng thực nhưng Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Ủy ban nhân dân phường Phúc Tân và Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân, Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn đã thực hiện lưu trữ cả bản chụp một số giấy tờ xuất trình (như Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu).
Đối với việc thực hiện chứng thực chữ ký người dịch: Trong quá trình thanh tra, Đoàn thanh tra chuyên ngành đã phát hiện ra những sai phạm về công tác chứng thực chữ ký người dịch tại Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ như không thực hiện quy định về kiểm tra, lập danh sách, phê duyệt, niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật, không kiểm tra đầy đủ, chặt chẽ tiêu chuẩn, điều kiện người dịch, vi phạm tiêu chuẩn, điều kiện đối với người dịch, vi phạm quy định về mẫu lời chứng, vi phạm quy định về mẫu chữ ký trong chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực chữ ký người dịch đối với cả giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Theo quy định tại các điều 27, 28, 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về nguyên tắc, để thực hiện thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, trước hết Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật, nếu đủ điều kiện thì lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt, sau đó niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật tại trụ sở Phòng Tư pháp và ký Hợp đồng với cộng tác viên. Đồng thời cộng tác viên dịch thuật phải tuân thủ quy định về đăng ký chữ ký mẫu với Phòng Tư pháp. Tại thời điểm thanh tra cho thấy, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ đã không thực hiện các quy định trên đây, bỏ qua toàn bộ quy trình đối với cộng tác viên dịch thuật: không kiểm tra chặt chẽ tiêu chuẩn/điều kiện người dịch; không lập danh sách người dịch; không trình Sở Tư pháp phê duyệt; không niêm yết danh sách người dịch tại trụ sở cơ quan. Trong khi đó, Phòng Tư pháp vẫn ký hợp đồng với một số cộng tác viên để thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Tại thời điểm thanh tra còn cho thấy, Phòng đã thực hiện chứng thực chữ ký người dịch của số lượng lớn cộng tác viên mà không có hợp đồng, không có chữ ký mẫu của người dịch. Một số cộng tác viên không ký hợp đồng dịch thuật với Phòng, không đăng ký chữ ký mẫu nhưng vẫn được Phòng Tư pháp chứng thực chữ ký. Tại thời điểm thanh tra còn phát hiện nhiều trường hợp cộng tác viên không có văn bằng, chứng chỉ để chứng minh trình độ dịch thuật theo quy định của pháp luật.
Trong hồ sơ chứng thực, nhiều lời chứng chứng thực chữ ký người dịch của Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ thực hiện không đúng quy định, không đúng mẫu lời chứng được ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Nhiều chữ ký trên giấy tờ yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch không giống, không thống nhất với chữ ký mẫu (của người đó) trong hợp đồng dịch thuật. Ngay cả đối với rất nhiều trường hợp không có hợp đồng dịch thuật, nhưng chữ ký của một người trong các bản dịch cũng không giống nhau. Đặc biệt, do Phòng Tư pháp không lưu hồ sơ, không có mẫu chữ ký người dịch mà nhưng vẫn chứng thực chữ ký người dịch, nên đã vi phạm hầu hết các thủ tục quy định tại Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp có sai sót về tên, tuổi, địa chỉ... của bản dịch so với bản được dịch nhưng Phòng Tư pháp vẫn thực hiện chứng thực chữ ký người dịch trong những bản dịch này mà không yêu cầu người dịch chỉnh lý lại hoặc xác định trách nhiệm người dịch.
Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ đã chứng thực chữ ký người dịch đối với cả giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 5 Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không đúng theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Trong năm 2016, UBND thị trấn Chúc Sơn chứng thực 6 hợp đồng, giao dịch, trong đó: 3 hợp đồng không có chữ ký của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tại từng trang của hợp đồng.
Trong Kết luận, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã chỉ ra những sai sót trong việc thu lệ phí, miễn lệ phí chứng thực không đúng quy định của một số đơn vị. Theo quy định, khi trả kết quả chứng thực và thu lệ phí, Phòng Tư pháp phải đồng thời ghi biên lai thu lệ phí và trả cho người yêu cầu chứng thực nhưng Phòng Tư pháp đã không thực hiện theo quy định mà ghi Biên lai chung, gộp nhiều việc của nhiều ngày vào một biên lai. Việc ghi biên lai và thu lệ phí sai quy định như trên đây đã gây khó khăn cho việc kiểm tra, kiểm soát, đồng thời với việc ghi-thu không rõ ràng, minh bạch như vậy rất dễ dẫn đến gây thất thoát cho ngân sách nhà nước; chứng từ giữa Biên lai thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính và Sổ chứng thực bản sao từ bản chính không khớp nhau, mức thu lệ phí chứng thực bản sao thực hiện không đúng qui định, nhất là đối với chứng thực bản sao có nhiều trang như hợp đồng, sổ hộ khẩu, học bạ, hộ chiếu. Tại Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn, sổ chứng thực bản sao từ bản chính không thống nhất với hồ sơ lưu nên rất khó cho việc rà soát việc thu, quản lý lệ phí chứng thực, UBND thị trấn không cung cấp được đầy đủ chứng từ thu, nộp lệ phí chứng thực; thực hiện miễn toàn bộ lệ phí chứng thực chữ ký trong Biên bản họp gia đình để phục vụ việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp, miễn lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch; các trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản khác trong sổ có ghi số lệ phí được thu, nhưng không có chứng từ thu lệ phí. Tại Ủy ban nhân dân xã Phụng Châu, UBND xã thu lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch không đúng quy định, vẫn thực hiện thu lệ phí theo quy định của Thông tư số 62/2013/TTLT/BTC-BTP mặc dù Thông tư này đã hết hiệu lực từ ngày 30/11/2015 và được thay thế bằng Thông tư số 158/2015/TTLT/BTC-BTP.
Ngoài những tồn tại, sai sót về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác chứng thực, trong Kết luận thanh tra cũng đã nêu rõ trách nhiệm cung cấp hồ sơ, tài liệu, thái độ hợp tác trong quá trình thanh tra. Các đơn vị đối tượng thanh tra của quận Hoàn Kiếm, UBND thị trấn Chúc Sơn và xã Phụng Châu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác thanh tra, có thái độ hợp tác tốt với Đoàn thanh tra trong quá trình làm việc. Riêng Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ chưa thực hiện đầy đủ trách nhiệm của đơn vị đối tượng thanh tra theo quy định của Luật thanh tra. Đối với nhiều yêu cầu của Trưởng đoàn thanh tra và của người ra quyết định thanh tra như yêu cầu cung cấp tài liệu, hồ sơ lưu, chứng cứ đối với công tác chứng thực chữ ký người dịch, yêu cầu cung cấp số điện thoại liên hệ của cộng tác viên dịch thuật…, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ đều không cung cấp.
Trong Kết luận, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã có ý kiến cụ thể về vấn đề giải trình của các đơn vị được thanh tra, nhất trí đối với một số nội dung giải trình và khắc phục sai sót của Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn, ghi nhận một số nội dung giải trình của UBND huyện Chương Mỹ.
Trên cơ sở kết quả thanh tra, ý kiến giải trình và khắc phục sai sót của các đơn vị được thanh tra, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã kiến nghị:
(1) Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác chứng thực trên địa bàn Thủ đô, bố trí đúng, đủ công chức đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định làm công tác chứng thực ở Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện và UBND cấp xã, bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động chứng thực tại địa phương; chỉ đạo Sở Tư pháp trong năm 2017 tiến hành tổng rà soát, kiểm tra, thanh tra công tác chứng thực chữ ký người dịch trên địa bàn Thủ đô, nhằm lập lại trật tự kỷ cương hành chính, đạo đức công vụ, không để xảy ra tình trạng tương tự như Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ; chỉ đạo Ủy ban nhân dân các cấp duy trì, củng cố và tăng cường bộ phận một cửa giải quyết công việc của công dân/tổ chức, nhất là đối với những công việc liên quan trực tiếp đến quyền con người, quyền công dân như công tác chứng thực; có biện pháp khắc phục ngay tình trạng “khép kín” trong công tác chứng thực; chỉ đạo Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ phối hợp Sở Tư pháp tiến hành kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm và xử lý nghiêm đối với những cán bộ, công chức có hành vi sai phạm trong công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ để giữ nghiêm kỷ cương, kỷ luật hành chính/công vụ và làm gương đối với đội ngũ công chức của Thủ đô.
(2) Sở Tư pháp thành phố Hà Nội tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm trong công tác chứng thực, chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, hạn chế, gây phiền hà cho người dân khi thực hiện công tác chứng thực; chỉ đạo, hướng dẫn các Phòng Tư pháp trên toàn thành phố tự kiểm tra, rà soát và khắc phục ngay những tồn tại, sai sót (nếu có) trong công tác chứng thực như đã chỉ ra tại các đơn vị đối tượng thanh tra nêu trong bản Kết luận này, bảo đảm công tác chứng thực theo đúng quy định pháp luật; kịp thời phản ánh những bất cập, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác chứng thực về Bộ Tư pháp để có hướng dẫn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác chứng thực theo quy định của pháp luật.
(3) Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm khắc phục ngay việc đóng dấu giáp lai Sổ Chứng thực chữ ký người dịch năm 2016 và Sổ chứng thực chữ ký năm 2016 theo quy định; thực hiện lưu hồ sơ chứng thực theo đúng quy định tại Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
(4) Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ khắc phục ngay việc mở sổ và khóa sổ theo mẫu sổ chứng thực đã được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thực hiện việc đóng dấu giáp lai giữa các trang trong sổ chứng thực, sửa chữa nội dung trong sổ chứng thực theo đúng quy định; các nội dung trong sổ cần ghi rõ ràng, cụ thể; đánh số thứ tự trong sổ chứng thực và lưu trữ khoa học để thuận lợi cho công tác quản lý chứng thực; nghiêm chỉnh thực hiện lưu trữ hồ sơ chứng thực nói chung, hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch nói riêng theo đúng quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP; sắp xếp hồ sơ lưu một cách khoa học, hợp lý; nghiêm túc kiểm tra, đánh giá tiêu chuẩn/điều kiện người dịch, lập danh sách cộng tác viên dịch thuật đối với những người có đủ tiêu chuẩn theo quy định, trình Sở Tư pháp phê duyệt. Trên cơ sở đó thực hiện ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật theo đúng quy định. Trong thời gian chưa thực hiện quy trình nêu trên, yêu cầu Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ dừng ngay tất cả các hoạt động chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân; thực hiện thu lệ phí theo đúng quy định, có biên lai thu lệ phí đối với từng trường hợp yêu cầu chứng thực.
(5) Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân, phường Phúc Tân khắc phục ngay việc lưu hồ sơ chứng thực theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; khắc phục việc sửa chữa nội dung trong Sổ chứng thực; mở và khóa sổ theo mẫu sổ chứng thực đã được hướng dẫn tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
(6) Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn thực hiện đúng quy định về sử dụng, ghi sổ chứng thực, đóng dấu giáp lai giữa các trang trong Sổ chứng thực bản sao từ bản chính; lưu hồ sơ chứng thực theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; chấm dứt ngay việc miễn lệ phí chứng thực không đúng quy định như đã nêu tại mục 2.5 phần II Kết luận này.
(7) Ủy ban nhân dân xã Phụng Châu khắc phục ngay việc lập Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; thực hiện ghi lệ phí chứng thực vào sổ chứng thực và ghi đầy đủ các nội dung chứng thực theo quy định; chấm dứt tình trạng lưu hồ sơ đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính; rút kinh nghiệm đối với việc thực hiện lời chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch và chứng thực chữ ký; nghiêm túc thực hiện việc ghi lời chứng theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; nộp lệ phí chứng thực còn thiếu trong tháng 6/2016 (429.000 đồng), tháng 8/2016 (374.000 đồng ) vào ngân sách nhà nước theo quy định tại Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT/BTP-BTC; chấm dứt ngay việc thu lệ phí chứng thực không đúng quy định như đã nêu tại mục 2.5 phần II Kết luận này.
Lê Thị Tú Hồng
File đính kèm