Chứng thực bản sao từ bản chính: Có phải là một vấn đề đơn giản?

Thứ nhất, xác định như thế nào là bản chính?

Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và khoản 3 của Thông tư 03/2008/TT-BTP hướng dẫn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định: bản chính gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; Bản chính đăng ký lại mà không quy định rõ khái niệm như thế nào là bản chính nên thông thường bản chính được hiểu là phải có chữ ký, ghi rõ họ tên người cấp bản chính và đóng dấu “đỏ” của cơ quan có thẩm quyền cấp bản chính. Mặc dù vậy, trong thực tiễn lại có nhiều loại giấy tờ không tuân thủ “thông lệ” trên (như các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ do các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp thường chỉ có chữ ký, không có đóng dấu của cơ quan, tổ chức; cũng có những giấy tờ có đóng dấu màu sắc cũng rất khác nhau như dấu đen, dấu xanh, dấu nổi không có màu…); do đó, trên thực tế có cơ quan đã thực hiện chứng thực, nhưng cũng không ít trường hợp đã từ chối chứng thực các giấy tờ, văn bản này.

Thứ hai, những trường hợp nào thì không được chứng thực bản sao từ bản chính?

Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định:

“Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

1. Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo.

2. Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

3. Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

4. Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

5. Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao”.

            Đi vào từng nội dung của từng điều khoản có thể thấy quy định tại khoản 2 về Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung là khá rõ ràng, nhưng với những quy định tại các khoản còn lại của điều này thì trách nhiệm đặt ra cho người thực hiện chứng thực trong việc quyết định chứng thực hay từ chối chứng thực là một vấn đề không phải là đơn giản, cụ thể là:

            - Đối với khoản 1: Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo

+ Để xác định bản chính được cấp đúng thẩm quyền, đòi hỏi người thực hiện chứng thực không chỉ vững vàng về nghiệp vụ chứng thực mà còn phải am hiểu khá rộng các lĩnh vực có liên quan trong quy định về cấp bản chính (như pháp luật về hộ tịch chỉ quy định cho Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh, như vậy trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực bản chính Giấy khai sinh được Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại thì phải từ chối chứng thực - đối với bản chính Giấy khai sinh do Ủy ban nhân dân cấp huyện hay Sở Tư pháp cấp lại cũng phải phân biệt được đối tượng nào là được cấp đúng thẩm quyền, khi đó mới có quyết định đúng về việc chứng thực hay không chứng thực bản sao).

+ Đối với việc xác định bản chính giả mạo hay không là một vấn đề khó cho người thực hiện chứng thực. Với những máy móc hiện đại, kỹ năng làm giả tinh xảo như hiện nay thì việc làm giả giấy tờ là khá tinh vi, ít khi phát hiện được bằng mắt thường, trong khi đó, hầu hết các cơ quan chứng thực không được trang bị phương tiện để phát hiện giấy tờ giả. Thời gian qua, một số Sở Tư pháp (Hà Nội, Hải Phòng…) đã mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực này cùng tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ chứng thực, qua đó giúp người thực hiện chứng thực có thêm kinh nghiệm phát hiện giấy tờ giả bằng mắt thường. Mặc dù vậy, trên thực tế cũng đã ghi nhận kết quả là đa số các giấy tờ do người thực hiện chứng thực nghi ngờ là giả khi gửi xác minh thì thực sự là có vấn đề. Qua đó có thể thấy rằng, việc phát hiện giấy tờ giả từ kinh nghiệm, linh cảm nghề nghiệp cũng là một yêu cầu đặt ra cho mỗi cán bộ thực hiện chứng thực, tránh từ giấy tờ, văn bản “giả” qua việc chứng thực lại thành giấy tờ, văn bản “thật”

- Đối với khoản 3: Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

Người thực hiện chứng thực khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao thì chỉ nhận được bản chính, nên trong trường hợp bản chính không ghi “không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng” thì người thực hiện chứng thực cũng khó biết được pháp luật quy định những bản chính nào là không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng để từ chối chứng thực bản sao.

- Đối với khoản 4: Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Quy định trên tưởng chừng đã rõ ràng nhưng trên thực tế cũng không phải như vậy, bởi do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số  03/2008/TT-BTP không quy định rõ “đơn” “thư” có phải được lập theo thể thức quy định nào không? Cũng chính vì vậy mà trên thực tế hình thức “đơn” “thư” được các cá nhân lập rất khác nhau, có những trường hợp hình thức lập rất đơn giản (chỉ là một nội dung khai về việc đã tham gia một công việc gì đó), nhưng do có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nên khi yêu cầu chứng thực thì cơ quan chứng thực cũng khó từ chối.

- Đối với khoản 5: Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao”.

Trên thực tế có những bản chính giấy tờ, văn bản được cấp trong đó có đã đóng dấu “mật” “tuyệt mật” “không phổ biến” hoặc “không được sao chụp”… thì những giấy tờ, văn bản này sẽ không được chứng thực bản sao. Tuy nhiên, vì khoản 5 quy định rất rộng “Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao” nên cũng như thực hiện quy định tại khoản 3, trong trường hợp giấy tờ, văn bản không ghi rõ những nội dung trên thì người thực hiện chứng thực cũng khó biết được pháp luật quy định những bản chính nào pháp luật quy định không được sao để từ chối chứng thực.

            Thứ ba, bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài có bị ràng buộc bởi quy định tại Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP hay không?

            Có quan điểm cho rằng, Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chỉ quy định đối với việc chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; bởi lẽ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP không quy định việc dịch giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao, do đó người thực hiện chứng thực không thể xác định được nội dung bản dịch để xác định được có hay không vi phạm các quy định cấm của Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, theo đó khi có yêu cầu thì cơ quan chứng thực sẽ chứng thực bản sao từ bản chính mà không yêu cầu phải dịch ra tiếng Việt. Bên cạnh đó, quan điểm khác thì lại cho rằng Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không ghi rõ chỉ áp dụng đối với việc chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt nên việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài cũng được điều chỉnh chung bởi quy định này; do dó, để thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính, thì cơ quan chứng thực cần yêu cầu phải dịch ra tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao mới có thể xác định được bản chính đó có thuộc các trường hợp cấm sao không. Như vậy, đã có sự vận dụng khác nhau khi giải quyết cùng một yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.              

            Thứ tư, có phải trong mọi trường hợp bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch hay không?

            Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Tuy nhiên cũng phải thừa nhận một thực tế rằng nhiều bản chính giấy tờ, văn bản sau khi chứng thực đã có sự thay đổi về nội dung (như bản sao được chứng thực từ bản chính Giấy chứng nhận kết hôn trước khi ly hôn, bản sao được chứng thực từ bản chính Giấy khai sinh trước khi thay đổi, cải chính hộ tịch, bản sao được chứng thực từ bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trước khi tách thửa, nhập thửa…). Một câu hỏi đặt ra ở đây là những bản sao đã được chứng thực đó có còn giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch theo quy định của khoản 1 Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP hay không? Có quan điểm cho rằng, với những trường hợp như vậy, thì bản sao từ bản chính mặc dù đã được chứng thực, nhưng bản sao đó sẽ không còn giá trị sử dụng thay cho bản chính. Quan điểm khác thì lại cho rằng, bản sao đã được chứng thực luôn có giá trị sử dụng thay cho bản chính (như trường hợp vợ chồng đã ly hôn nhưng họ muồn chứng minh về quan hệ hôn nhân của họ tại thời điểm quan hệ hôn nhân còn tồn tại thì họ vẫn có quyền sử dụng bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận kết hôn). Bên cạnh đó, mặc dù Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP không quy định về thời hạn sử dụng bản sao đã được chứng thực nhưng trên thực tế không ít trường hơp người dân đã gặp phiền hà khi sử dụng bản sao bởi cơ quan tiếp nhận hồ sơ tự đặt ra quy định bản sao chứng thực chỉ có thời hạn sử dụng trong vòng 6 tháng, kể từ ngày chứng thực. Như vậy, vấn đề đặt ra ở đây là pháp luật về chứng thực cần có quy định rõ hơn để thống nhất một vấn đề là bản sao đã được chứng thực sẽ chỉ được sử dụng thay cho bản chính trong những trường hợp nào, có cần quy định thời hạn sử dụng bản sao không? và trách nhiệm đặt ra đến đâu cho người sử dụng bản sao khi bản chính được chứng thực trước đó đã có sự thay đổi về nội dung.

Trên đây chỉ là 04 (bốn) câu hỏi được đặt ra cho người thực hiện chứng thực nhưng đã có rất nhiều câu trả lời như đã phân tích ở trên. Do đó, để thống nhất 01 (một) câu trả lời cho việc tổ chức thực hiện nhằm tránh gây phiền hà cho người dân song cũng bảo đảm chặt chẽ thì pháp luật về chứng thực cần sớm được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

Tác giả: Lương Thị Lanh