Vì vậy, để đảm bảo thuận lợi trong công tác chứng thực bản sao từ bản chính, đáp ứng tốt yêu cầu của người dân, đề nghị người thực hiện chứng thực lưu ý một số nội dung sau trong hoạt động xác định “bản chính”:
- Thứ nhất, một trong những điều kiện của “bản chính” mà Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã quy định là: Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, không được chứng thực bản sao trong trường hợp bản chính được cấp sai thẩm quyền. Như vậy, từ quy định này có thể hiểu cơ quan cấp bản chính phải là cơ quan có thẩm quyền cấp loại giấy tờ đó, không được cấp sai thẩm quyền. Tuy nhiên, trên thực tế, do còn hiểu quá máy móc về quy định này nên một số người thực hiện chứng thực cho rằng “bản chính” phải là bản do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp, vì vậy đã từ chối chứng thực bản sao đối với giấy tờ, văn bản của các hội hoặc các tổ chức tư nhân như: cơ sở tôn giáo, bệnh viện tư… Bên cạnh đó, nhiều trường hợp còn quan niệm con dấu phải là dấu “tròn”, vì vậy từ chối chứng thực đối với các văn bản có đóng dấu “vuông,” hoặc có quan niệm cho rằng bản chính phải là bản được ký, đóng dấu theo cách truyền thống, vì vậy đối với những văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp chỉ có chữ ký, không có con dấu… cũng bị từ chối chứng thực, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân.
- Thứ hai, cũng do quan niệm về “bản chính” còn chưa đúng nên một số người thực hiện chứng thực đã từ chối tiếp nhận chứng thực bản sao trong một số trường hợp sau:
+ Đối với bản dịch có chữ ký người dịch được chứng thực: Một số người thực hiện chứng thực đã cho rằng đây không phải là “bản chính”, vì vậy đã từ chối tiếp nhận chứng thực bản sao từ bản dịch có chữ ký người dịch được chứng thực, vì cho rằng chỉ có bản “gốc” bằng tiếng nước ngoài mới là “bản chính”. Tuy nhiên, trên thực tế, bản dịch có chữ ký người dịch được chứng thực cũng là một loại bản chính (tức bản chính của các bản sao từ bản dịch có chữ ký người dịch được chứng thực đó), có thể được chứng thực bản sao theo quy định để tạo thuận lợi cho người dân trong trường hợp họ có nhu cầu cần nhiều bản dịch để nộp hồ sơ tại nhiều nơi.
+ Đối với bản hợp pháp hóa lãnh sự: Có quan niệm cho rằng bản hợp pháp hóa lãnh sự không phải là bản chính (vì việc hợp pháp hóa chỉ thực hiện trên bản chụp), nên từ chối chứng thực bản sao đối với các văn bản này. Tuy nhiên, theo quan niệm của chúng tôi, bản hợp pháp hóa lãnh sự cũng là một loại bản chính (vì được cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận theo đúng quy định pháp luật và có con dấu, chữ ký của cơ quan này). Song, cần hết sức lưu ý bản được hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là bản chính của những bản hợp pháp hóa lãnh sự sao từ bản chính này, không phải là bản chính thay thế cho bản chính “gốc”, tức giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Vì vậy, trong trường hợp người dân cần nhiều bản sao của bản hợp pháp hóa lãnh sự để nộp hồ sơ ở nhiều nơi thì việc chứng thực bản sao của bản hợp pháp hóa lãnh sự là cần thiết.
- Thứ ba, một trong những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính mà Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã quy định là: “Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.” Trên thực tế, đây là quy định gây rất nhiều khó khăn cho người thực hiện chứng thực vì họ thường băn khoăn liệu “bản chính” mà họ tiếp nhận có thuộc trường hợp pháp luật quy định không được sao hay không? Chính vì vậy, người thực hiện chứng thực thường có tâm lý quá thận trọng khi tiếp nhận bản chính để thực hiện chứng thực bản sao, dẫn đến tình trạng nhiều người thực hiện chứng thực từ chối thực hiện chứng thực bản sao đối với nhiều bản chính mà pháp luật có liên quan không quy định không được chứng thực bản sao và các văn bản này cũng không vi phạm quy định tại Điều 16 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân, VD: Bản án/Quyết định của Tòa án, hóa đơn tài chính…. Trên thực tế, do hiểu không đúng quy định của pháp luật nên nhiều trường hợp người thực hiện chứng thực đã từ chối chứng thực bản sao từ bản chính Bản án/Quyết định của Tòa án. Trong khi đó, đối chiếu với quy định tại Điều 16 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì bản án của ngành Tòa án không thuộc các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính và ngành Tòa án cũng không có văn bản nào quy định “không được chứng thực bản sao từ bản chính bản án, quyết định của Tòa án”. Tương tự, hóa đơn tài chính cũng bị nhiều cơ quan thực hiện chứng thực từ chối chứng thực trong khi đó, hóa đơn tài chính cũng không thuộc các trường hợp cấm chứng thực bản sao theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các văn bản của ngành Tài chính cũng không có quy định nào về việc không được chứng thực bản sao từ hóa đơn tài chính.
Nguyên nhân của tình trạng này là do một số người thực hiện chứng thực còn “vận dụng” không đúng quy định của pháp luật có liên quan. VD: Trong trường hợp pháp luật có liên quan quy định cơ quan, tổ chức nào đó có thẩm quyền cấp bản sao đối với loại giấy tờ, văn bản nào đó thì một số người thực hiện chứng thực lại cho rằng cơ quan, tổ chức đó đã được cấp bản sao nên không được chứng thực bản sao từ các giấy tờ, văn bản này. Tuy nhiên, cách hiểu này là chưa đúng. Cần lưu ý, khi áp dụng quy định này, người thực hiện chứng thực cần hiểu rõ trong trường hợp pháp luật có liên quan quy định cơ quan, tổ chức nào đó có thẩm quyền cấp bản sao đối với loại giấy tờ, văn bản nào đó thì điều này không có nghĩa là không được chứng thực bản sao từ các giấy tờ, văn bản đó. Người thực hiện chứng thực chỉ từ chối chứng thực bản sao trong trường hợp pháp luật có liên quan quy định rõ ràng: “không được chứng thực bản sao từ bản chính đối với các văn bản này”.
- Thứ tư, đối với trường hợp bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung, cần hiểu như sau: Đối với văn bản tuy đã có sự sửa chữa nhưng việc sửa chữa này được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về sửa lỗi kỹ thuật (tức có chữ ký của người sửa và có dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc sửa theo đúng quy định của pháp luật) thì vẫn được tiếp nhận để chứng thực bản sao./.
Nguyễn Thu Hương