Riêng việc giúp Lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện chứng thực, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã có trách nhiệm giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực. Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định cụ thể công chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm giúp Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực nên kết hợp các quy định này, có thể hiểu theo quy định hiện hành thì công chức Tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách tư pháp thực hiện việc chứng thực hợp đồng, giao dịch; còn đối với hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký thì do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định cụ thể nên UBND cấp xã có thể chủ động bố trí công chức (không nhất thiết phải là công chức Tư pháp - hộ tịch) giúp Lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực.
Từ quy định này của pháp luật, trên thực tế đã xuất hiện thực trạng sau:
- Theo phản ánh của những địa phương nơi có nhu cầu chứng thực bản sao lớn, Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã phải dành quá nhiều thời gian cho việc ký chứng thực bản sao (đặc biệt vào mỗi kỳ tuyển sinh, nhiều trường hợp phải ký hàng ngàn bản/ngày), vì vậy không còn thời gian dành cho công việc quản lý nhà nước. Trong khi đó, đây là những chức danh được bầu để thực hiện công việc chính là quản lý nhà nước. Việc những chức danh này phải dành quá nhiều thời gian để giải quyết các việc sự vụ như ký chứng thực bản sao… là chưa hợp lý. Mặt khác, chưa kể những chức danh này thường rất bận rộn và phải tham gia nhiều công việc quản lý nhà nước, họp hành... vì vậy làm chậm tiến độ giải quyết việc chứng thực. Đây là nguyên nhân cơ bản khiến cho hiện nay việc chứng thực bản sao từ bản chính tại hầu hết các Ủy ban nhân dân cấp xã đều không đảm bảo được thời gian theo quy định hiện hành của pháp luật (hầu hết đều phải hẹn người dân đến nhận kết quả vào buổi làm việc khác) hoặc một số UBND cấp xã chỉ tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào một số buổi làm việc trong tuần. Từ thực tế này, việc nghiên cứu giao cho công chức Tư pháp - Hộ tịch thẩm quyền ký chứng thực những loại việc đơn giản như: bản sao, chữ ký… nhằm rút ngắn thời gian giải quyết việc chứng thực, góp phần cải cách thủ tục hành chính đã được đặt ra. Tuy nhiên, do vướng các quy định về công tác văn thư nên việc thể chế hóa nội dung này vào văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực còn gặp nhiều khó khăn. Cụ thể, nếu đối chiếu theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì công chức Tư pháp - Hộ tịch không phải là một chức danh có thẩm quyền ký, vì vậy chữ ký của công chức tư pháp - hộ tịch không được đóng dấu của UBND cấp xã. Vì vậy, để tháo gỡ vướng mắc này, các văn bản về công tác văn thư cần có quy định linh hoạt về thẩm quyền ký, đóng dấu để tạo thuận lợi cho các lĩnh vực đặc thù như lĩnh vực chứng thực.
- Hiện nay, trong hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, việc bố trí công chức giúp việc cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã trong hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký tại các xã/phường/thị trấn trên toàn quốc còn chưa thống nhất, tùy thuộc vào điều kiện thực tế của từng xã/phường/thị trấn: bên cạnh nhiều xã/ phường/thị trấn bố trí công chức tư pháp - hộ tịch, có nhiều xã/ phường/thị trấn lại bố trí công chức địa chính/văn phòng… Điều này đã gây ra tình trạng không thống nhất trong việc xây dựng đội ngũ người làm công tác chứng thực cũng như gây khó khăn cho công tác tập huấn nghiệp vụ, nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ người làm công tác chứng thực. Để khắc phục tình trạng này, dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (đang trình Chính phủ) đã quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch là người giúp Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực. Tại Hội thảo lấy ý kiến xây dựng dự thảo Nghị định này, đã có một số ý kiến đề nghị không nên quy định “cứng” như vậy mà nên để tùy địa phương bố trí sao cho phù hợp với thực tế của mình. Tuy nhiên, theo quan điểm của Ban soạn thảo dự thảo Nghị định thì trước mắt, trong khi chưa thể cải cách theo hướng giao cho công chức Tư pháp- Hộ tịch có thẩm quyền ký chứng thực thì cần quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch là người giúp Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực để tạo cơ sở pháp lý cho việc thống nhất và chuẩn hóa đội ngũ người làm công tác chứng thực./.
Hải Nam ( Nguyễn Thu Hương)