Chính từ việc pháp luật hiện hành không quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản nên đã gây ra một số bất hợp lý sau:
- Không đảm bảo tính khoa học trong phân công công việc: Hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở thường là những hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn mà UBND cấp xã (tại những địa bàn chưa thực hiện chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản cho tổ chức hành nghề công chứng ) vẫn được giao thẩm quyền chứng thực, trong khi hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì UBND cấp xã lại không được chứng thực.
- Việc quy định hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản phải do tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận hoặc do UBND cấp huyện thực hiện chứng thực (đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng) đã gây khó khăn, phiền hà cho người dân trong việc đi lại vì UBND cấp huyện/tổ chức hành nghề công chứng thường ở cách xa nơi người dân sinh sống và giao thông đi lại thường gặp nhiều khó khăn (đặc biệt tại những tỉnh vùng sâu, vùng xa).
- Việc phân định thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và tổ chức hành nghề công chứng căn cứ vào giá trị của động sản (trên hoặc dưới 50 triệu đồng) như quy định hiện hành là không khoa học bởi vì thực tế cho thấy, việc căn cứ vào giá trị của động sản để xác định thẩm quyền công chứng/chứng thực thường không đảm bảo chính xác, nhiều trường hợp các bên giao dịch có thể khai man về giá trị tài sản và nhiều trường hợp người thực hiện chứng thực cũng rất khó để có thể xác minh.
Để khắc phục tình trạng này, trong quá trình xây dựng dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định này sẽ thay thế Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP) Ban soạn thảo đã cân nhắc một số phương án sau:
- Phương án thứ nhất: Giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng để tạo thuận lợi cho người dân vì đây là loại hợp đồng, giao dịch đơn giản, có giá trị nhỏ, thường liên quan đến đời sống hàng ngày của người dân, ít phát sinh tranh chấp. Còn đối với hợp đồng/giao dịch liên quan đến động sản có giá trị trên 50 triệu đồng thì giao cho UBND cấp huyện thẩm quyền chứng thực.
- Phương án thứ hai: Phân định thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã dựa trên việc căn cứ vào động sản đó có phải đăng ký quyền sở hữu hay không. Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản không phải đăng ký quyền sở hữu, còn UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản phải đăng ký quyền sở hữu. Bởi vì, trên cơ sở xem xét tính chất của từng loại tài sản là động sản, pháp luật sẽ quy định một tài sản là động sản có phải đăng ký quyền sở hữu hay không dựa trên tầm quan trọng của việc quản lý tài sản đó. VD: một số loại tài sản là động sản không quan trọng thì sẽ không phải đăng ký quyền sở hữu (VD: xe đạp, trâu, bò…).
Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng thì Ban soạn thảo dự thảo Nghị định thấy rằng cả hai phương án này đều không khắc phục được triệt để những hạn chế, bất cập vì những lý do sau:
- Thứ nhất, nếu tiếp tục lấy mốc “50 triệu” để phân định thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản giữa UBND cấp xã và UBND cấp huyện thì vẫn phát sinh băn khoăn, tranh cãi trong việc xác định giá trị tài sản (trên hoặc dưới 50 triệu) đối với một số trường hợp vì trên thực tế không phải tài sản là động sản nào cũng dễ dàng định giá.
- Thứ hai, khi có nhu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị trên 50 triệu đồng, người dân vẫn phải đi lại xa xôi, mất nhiều thời gian, chi phí, trong khi đó vào thời kỳ hiện nay thì những động sản có giá trị trên 50 triệu đồng là rất phổ biến. Hơn nữa, việc xác định “mốc” “50 triệu” đã được Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định cách đây gần 15 năm đã trở nên lạc hậu (vì nếu với mức trượt giá như thời gian đã qua thì “50 triệu” vào thời điểm đó có lẽ phải tương đương với “500 triệu” vào thời điểm hiện nay). Vì vậy, việc tiếp tục lấy mốc 50 triệu để quy định là không hợp lý.
- Thứ ba, phát sinh vấn đề trong việc xác định động sản nào thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu. Hiện nay, đối với loại động sản thông dụng nhất là ôtô, xe máy thì cũng đang có tranh cãi đăng ký xe là đăng ký sở hữu hay chỉ là đăng ký sử dụng (lưu hành) do pháp luật liên quan chưa có quy định thật rõ ràng về vấn đề này.
- Thứ tư, việc tiếp tục phân định thẩm quyền chứng thực giữa UBND cấp huyện và cấp xã dựa trên tiêu chí phân loại động sản là không cần thiết bởi vì theo quy định hiện hành, UBND cấp xã còn được giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai và nhà ở (tại nông thôn), là những hợp đồng có giá trị lớn, phức tạp. Đặc biệt, xe của cá nhân cũng là một loại động sản có giá trị lớn hiện nay cũng được cho phép chứng thực theo thủ tục đơn giản là chứng thực chữ ký.
Xuất phát từ những lý do trên, Ban Soạn thảo đã quyết định dự thảo theo hướng cả UBND cấp huyện và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản (không phân biệt về giá trị cũng như tính chất). Điều này xuất phát từ những lý do sau:
- Góp phần cải cách hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Khi có yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, người dân có thể lựa chọn chứng thực tại UBND cấp xã thay cho phải đến UBND cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng và trụ sở UBND cấp xã thường được bố trí ở địa bàn gần dân, vì vậy người dân dễ dàng tiếp cận.
- Tạo thuận lợi trong nghiệp vụ chứng thực vì tránh được những rắc rối không cần thiết trong việc phải xác định giá trị của động sản hoặc xác định động sản đó có thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hay không.
- Đảm bảo tính khoa học, tính hợp lý trong phân công công việc giữa các cơ quan thực hiện chứng thực, tạo giải pháp phù hợp để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác chứng thực, là một bước tiến trong cải cách hành chính, đảm bảo đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân.
- Tận dụng được bộ máy chính quyền gần dân nhất là UBND cấp xã: UBND cấp xã là đơn vị hành chính nhà nước cấp nhỏ nhất được bố trí gắn với các địa bàn dân cư. Việc giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản là tận dụng được cơ sở vật chất và nhân lực sẵn có của UBND cấp xã, tránh lãng phí (bởi vì hiện tại UBND cấp xã cũng đã phải bố trí cơ sở vật chất và nhân lực để thực hiện chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở).
- Phần lớn trường hợp người thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã thường nắm rõ về nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao dịch, biết rõ đối tượng giao dịch, nên nếu UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì sẽ đảm bảo thuận tiện, nhanh gọn do giảm bớt thời gian xác minh.
Như vậy, tin rằng với việc mở rộng thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã và UBND cấp huyện đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản sẽ giải quyết được những vướng mắc đã nêu. Thông qua các quy định mới hợp lý, sẽ tạo sự thông thoáng, thuận tiện trong hoạt động chứng thực, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội.
Trần Hà