1. Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực (Điều 5)
1.1. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản giữa UBND cấp xã, Phòng Tư pháp là dựa trên loại giấy tờ, văn bản (Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ; UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt). Trong khi đó, các khái niệm về “giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt”, “giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài”, “giấy tờ, văn bản song ngữ” cũng chưa được quy định rõ ràng, từ đó gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực, chính vì vậy trong một số trường hợp, yêu cầu chứng thực của người dân đã bị từ chối giải quyết.
Do đó, Nghị định số 23/2015/Nđ-CP đã phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 1); còn UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 2 ).
Để triển khai thi hành quy định về chứng thực của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (khoản 4) đã quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng.
1.2. Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
Theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài phải được thực hiện chứng thực ở Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền chứng thực này. Quy định này, đôi khi gây ra sự lúng túng cho người dân và tổ chức khi phân định thẩm quyền. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản 2).
1.3. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc định giá tài sản là rất khó khăn, hầu hết phụ thuộc vào việc khai nhận của người mua, bán tài sản. Bên cạnh đó, có rất nhiều các giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, giao dịch không phức tạp, thân nhân người tham gia giao dịch rõ ràng, tần suất thực hiện giao dịch cao (ti vi, điện thoại đắt tiền ...) là đối tượng giao dịch thường xuyên thì người dân vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện thực hiện, điều này vừa gây phiền hà, tốn kém (tăng chi phí, thời gian đi lại), vừa không phù hợp tính chất của giao dịch.
Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như nhau trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, không phụ thuộc vào giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản 2).
Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Luật Nhà ở (điểm đ khoản 2). Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015 (khoản 2 Điều 47).
2. Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao (Điều 6):
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính (khoản 1).
3. Về thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực (Điều 7):
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với các trường hợp quy định cụ thể tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì được kéo dài thời hạn.
4. Về chế độ lưu trữ (Điều 14):
Thời hạn lưu trữ giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch là 02 năm; thời hạn lưu trữ bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ là 20 năm.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
5. Chi phí khác (Điều 15):
Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó. Ở trong nước, mức trần chi phí do UBND cấp tỉnh quy định trên cơ sở thực tế của địa phương. Căn cứ quy định này, Sở Tư pháp cần phối hợp với Sở Tài chính và các Sở, ngành liên quan, nghiên cứu trình UBND cấp tỉnh quy định mức trần chi phí chứng thực để áp dụng phù hợp đối với địa phương.
6. Việc chứng thực bản sao từ bản chính:
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (Điều 19).
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (khoản 1 Điều 20). Tới đây, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ phối hợp với Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao xác định cụ thể danh mục các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sẽ thông báo cho các địa phương.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp (khoản 2 Điều 20).
7. Việc chứng thực chữ ký:
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23).
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người đó ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực (khoản 3 Điều 24).
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24).
8. Người dịch và việc chứng thực chữ ký người dịch:
Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch (Điều 30).
Cộng tác viên dịch thuật:
- Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.
- Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.
Người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp nhưng có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định tại Điều 27 thì có quyền tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch (khoản 2 Điều 31).
9. Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Thực hiện chủ trương tách bạch hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của người dân và xã hội về hai lĩnh vực này thì cần có quy định rõ việc chứng thực chỉ chứng thực về hình thức của hợp đồng, giao dịch (khác với công chứng là chứng nhận về nội dung của hợp đồng, giao dịch). Tuy nhiên, do hiện tại việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp huyện, cấp xã tiếp tục được thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP nên người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch và văn bản được chứng thực có giá trị ngang với văn bản được công chứng. Điều này chưa phản ánh đúng bản chất của hoạt động chứng thực (chỉ mang tính hình thức).
- Do vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (Điều 35).
- Chỉ thực hiện một thủ tục chứng thực chung về hợp đồng, giao dịch; không có các thủ tục riêng về chứng thực một số hợp đồng, giao dịch như Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.
- Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây (khoản 1 Điều 47).
Trên đây là một số điểm mới của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thiết nghĩ với những quy định rõ ràng, cụ thể và đơn giản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức khi có yêu cầu chứng thực cũng như người thực hiện chứng thực, qua đó thúc đẩy sự phát triển các giao dịch dân sự.
Trong cuộc sống phát sinh nhiều việc ủy quyền đơn giản, không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (ví dụ như ủy quyền lĩnh lương hưu, trợ cấp, ủy quyền nhận bưu phẩm, ủy quyền nộp hồ sơ…), tuy nhiên, theo quy định của Bộ luật dân sự thì ủy quyền là một loại giao dịch nên UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực. Do đó, khi có yêu cầu này, người dân phải đến các tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện. Quy định này đã gây phiền hà, tốn kém cho người dân, không đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính.
Hoàng Thị Hồng