Tuy nhiên, kể từ giai đoạn khi Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước được ban hành, tiếp theo là Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước và sau đó là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực thì chỉ có Phòng Công chứng và UBND cấp huyện có thẩm quyền công chứng/chứng thực bản sao từ bản chính. Giai đoạn này, UBND cấp xã không còn thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Chính sự thu hẹp thẩm quyền này đã dẫn đến tình trạng quá tải tại các Phòng Công chứng. Giai đoạn này, cảnh tượng người dân phải xếp hàng đông nghẹt trước cửa các Phòng Công chứng chỉ để được công chứng bản sao là điều diễn ra thường xuyên hàng ngày. Tình trạng người dân phải đi lại xa xôi và chờ đợi quá lâu chỉ để được công chứng bản sao; tình trạng công chức, viên chức của Phòng Công chứng có thái độ cửa quyền, hách dịch; cùng với đó là vấn nạn “cò” công chứng bản sao xuất hiện tràn lan… đã gây bức xúc trong nhân dân và dư luận xã hội. Có thể nói, giai đoạn này hoạt động công chứng bản sao được coi là một “gam màu tối” trong hoạt động công chứng nói chung. Nguyên nhân của tình trạng này là do thẩm quyền chứng thực bản sao bị thu hẹp (UBND cấp xã không còn được giao thẩm quyền này); cùng với đặc điểm tình hình của nước ta trong thời kỳ đầu đổi mới, số lượng các Phòng Công chứng và công chứng viên còn có hạn, chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của người dân. Mặt khác, do công tác tuyên truyền, phổ biến chưa được chú trọng nên nhận thức của người dân và xã hội đối với hoạt động chứng thực còn rất mờ nhạt; rất ít cơ quan, tổ chức, cá nhân biết đến hoạt động chứng thực bản sao tại UBND cấp huyện; tâm lý “sính” công chứng ăn sâu vào tiềm thức của hầu hết mọi người, vì vậy đã dẫn đến tình trạng ách tắc, quá tải tại các Phòng công chứng trong khi đó tại Ủy ban nhân dân cấp huyện (dù một số Ủy ban có trụ sở ngay gần Phòng Công chứng và cũng bố trí đầy đủ nhân lực và cơ sở vật chất để thực hiện chứng thực bản sao ) lại rất vắng vẻ.
Để khắc phục tình trạng này, ngày 29 tháng 11 năm 2006, Quốc hội nước ta đã thông qua Luật Công chứng năm 2006. Tiếp theo, ngày 18/5/2007 Chính phủ cũng ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Hai văn bản này đã đã tách hẳn hoạt động chứng thực khỏi hoạt động công chứng và phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền chứng thực cho Phòng Tư pháp (cấp huyện) và đặc biệt là UBND cấp xã nên đã giải quyết một cách cơ bản tình trạng ách tắc, quá tải tại các Phòng Công chứng mà nhiều năm trước đó chưa giải quyết được. Từ giai đoạn này, UBND cấp xã đã một lần nữa chính thức được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính. Với hơn 11.000 UBND cấp xã, tình trạng ách tắc trong hoạt động công chứng, chứng thực đã được giải quyết triệt để. Việc mở rộng phân cấp thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính cho Ủy ban nhân dân cấp xã là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, đã mở rộng và đưa cơ quan thực hiện chứng thực đến gần với người dân hơn. Đồng thời, việc Phòng công chứng tạm thời chấm dứt hoạt động công chứng bản sao đã tạo cho người dân làm quen với hoạt động chứng thực bản sao tại UBND cấp xã, UBND cấp huyện, chấm dứt tình trạng “sính” công chứng tồn tại trong xã hội suốt một thời gian dài, gây ách tắc, quá tải tại các Phòng Công chứng.
Bên cạnh đó, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng nêu rõ việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực, do đó đã tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Đồng thời, các thủ tục hành chính trong hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính đã được đơn giản hóa đến mức tối đa, đó là người yêu cầu chứng thực chỉ cần phải có Bản chính và Bản sao cần chứng thực. Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã không buộc phải xuất trình giấy tờ tùy thân, loại giấy tờ mà theo quy định trước đây buộc phải có. Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, thời gian giải quyết việc chứng thực được rút ngắn tối đa: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.
Với những giải pháp cơ bản nêu trên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã góp phần không nhỏ trong việc làm thông thoáng và lành mạnh hoá thủ tục hành chính, đem lại lợi ích thiết thực cho người dân, đồng thời tạo sự chuyển biến tích cực trong lĩnh vực chứng thực. Đại đa số các UBND cấp xã và cấp huyện đã chấp hành nghiêm túc các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, bảo đảm thủ tục thông thoáng, đơn giản; riêng về thời gian thực hiện chứng thực thì tuy chưa được như quy định của Nghị định nhưng nhìn chung so với trước đã có sự rút ngắn rất nhiều.
Tuy nhiên, dù mang lại nhiều chuyển biến tích cực nhưng Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng vẫn còn bộc lộ một số bất cập trong hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính cần được nghiên cứu khắc phục, đó là:
-Về thẩm quyền: Do Nghị định 79/2007/NĐ-CP chỉ giao cho Phòng Tư pháp thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, còn UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Vì vậy, gây khó khăn trong việc xác định thẩm quyền chứng thực đối với văn bản song ngữ. Để giải quyết triệt để vấn đề này, ngày 20/1/2012 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP theo hướng giao cho Phòng Tư pháp thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, giấy tờ, văn bản song ngữ và giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài còn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, quy định này lại gây ra tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp, bởi trong thời kỳ hiện nay, số lượng các giấy tờ, văn bản được cho là “song ngữ” rất phổ biến trong khi số lượng Phòng Tư pháp lại có hạn. Vì vậy, Phòng Tư pháp luôn rơi vào tình trạng quá tải, đặc biệt trước mỗi kỳ tuyển sinh. Mặt khác, hiện nay việc xác định thế nào là văn bản song ngữ cũng chưa có quy định rõ ràng, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau. Điều này dẫn đến khó khăn, phiền hà cho người dân vì phải tăng thời gian, chi phí đi lại, chờ đợi, gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ quản lý nhà nước của cán bộ Phòng Tư pháp.
- Về thời hạn: mặc dù Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định thời hạn thực hiện chứng thực bản sao rất ngắn, tuy nhiên trên thực tế do điều kiện về nhân lực nên một số UBND cấp xã chỉ bố trí lịch tiếp dân có yêu cầu chứng thực vào một số buổi trong tuần, chưa hoàn toàn tạo thuận lợi cho người dân.
Vì những vấn đề còn tồn tại nêu trên trong hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, ngày 16/2/2015 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định này bắt đầu có hiệu lực từ 10/4/2015) và Nghị định này đã không lấy tiêu chí “ngôn ngữ thể hiện trên giấy tờ, văn bản” để xác định thẩm quyền chứng thực như Nghị định 79/2007/NĐ-CP mà quy định theo hướng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; còn UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Đồng thời, để hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2014, Nghị định này cũng giao cho công chứng viên thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính tương đương như thẩm quyền của Phòng Tư pháp.
Như vậy, có thể thấy đến thời điểm hiện tại, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đã được mở rộng tối đa, tạo thêm cho người dân một “kênh” để lựa chọn. Điểm ưu việt của việc giao cho công chứng viên thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, đó là công chứng viên luôn túc trực tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng để sẵn sàng giải quyết yêu cầu chứng thực của người dân, không thường xuyên bận rộn họp hành hoặc công tác quản lý nhà nước như các cán bộ, công chức của Phòng Tư pháp, UBND cấp xã. Mặt khác, việc giao trở lại cho công chứng viên thẩm quyền chứng thực bản sao vào thời điểm hiện nay là hợp lý vì sau một thời gian thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đã tăng lên đáng kể; mặt khác thời gian qua người dân đã quen với việc chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp nên có thể khẳng định tình trạng “sính” “bản sao có công chứng” như thời kỳ trước đây sẽ không còn và tình trạng ách tắc, quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng chắc chắn sẽ không tái diễn.
Tuy nhiên, hiện nay một số quan điểm vẫn còn băn khoăn vì việc thay tiêu chí “ngôn ngữ thể hiện trên giấy tờ, văn bản” bằng tiêu chí “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài” có thể lại gây ra những khó khăn mới trong việc xác định tính chất của tổ chức đó là của Việt Nam, nước ngoài hay liên kết. Quan điểm này cũng đề nghị để thực sự tạo thuận lợi cho người dân, cần nghiên cứu xóa bỏ hoàn toàn sự phân định thẩm quyền chứng thực bản sao giữa Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã, tức là người dân có yêu cầu chứng thực bản sao tại bất kỳ UBND cấp huyện hoặc cấp xã nào cũng đều được giải quyết, không phân biệt dựa vào tính chất của bản sao đó./.
Nguyễn Thu Hương