Thanh tra là công tác không thể thiếu trong quản lý nhà nước, qua thanh tra nhằm phát hiện sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Do đó, để quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, công tác thanh tra cũng là một công tác không thể thiếu.
I. Tình hình công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch
Trong những năm vừa qua, công tác thanh tra đối với lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch luôn được Thanh tra ngành Tư pháp rất quan tâm. Hàng năm, Thanh tra Bộ Tư pháp và Thanh tra các Sở Tư pháp đều đưa vào kế hoạch và tiến hành thanh tra đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Có thể nói, qua theo dõi và tổng hợp về công tác thanh tra của ngành Tư pháp cho thấy, đây là lĩnh vực được thanh tra nhiều nhất trong các lĩnh vực thanh tra chuyên ngành Tư pháp, đặc biệt là đối với Thanh tra các Sở Tư pháp.
Đối với Thanh tra Bộ Tư pháp, chỉ tính từ năm 2007 đến nay, hàng năm, Thanh tra Bộ đều thực hiện các cuộc thanh tra chuyên ngành về công tác hộ tịch, trong đó, có năm tập trung thanh tra chuyên ngành về công tác hộ tịch trong nước, có năm tập trung thanh tra chuyên ngành về hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Cụ thể: từ năm 2007 đến nay, Thanh tra Bộ Tư pháp đã tiến hành 21 cuộc thanh tra về hộ tịch (bao gồm: 6 cuộc thanh tra về hộ tịch trong nước; 15 cuộc thanh tra về hộ tịch có yếu tố nước ngoài). Do đặc điểm công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện trên phạm vi toàn quốc đến tận cấp xã, phường và bao gồm rất nhiều nội dung khác nhau, nên Thanh tra Bộ chủ yếu thanh tra đến cấp tỉnh. Còn thanh tra công tác hộ tịch đối với cấp huyện, xã chủ yếu do Thanh tra các Sở Tư pháp thực hiện.
Qua công tác thanh tra của Thanh tra Bộ, các đơn vị được thanh tra đều có những tồn tại, sai sót nhưng chưa tới mức phải bị xử lý vi phạm nên Thanh tra Bộ chỉ yêu cầu các đơn vị có sai sót cần chấn chỉnh, rút kinh nghiệm thực hiện nghiêm túc kết luận thanh tra.
II. Những sai phạm chủ yếu trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được phát hiện qua công tác thanh tra.
1. Những sai phạm về đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước
- Sai phạm thường gặp trong hồ sơ hộ tịch:
Qua thanh tra cho thấy tại một số UBND cấp xã vẫn còn tình trạng nhầm lẫn giữa việc thay đổi và cải chính hộ tịch, thay đổi hộ tịch chưa đảm bảo cơ sở pháp lý.
+ Theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư số 08.a/2010/TT- BTP quy định về cách ghi trong Quyết định công nhận cha, mẹ, con và Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Theo đó tên của Quyết định thay đổi hộ tịch với các trường hợp đề nghị thay đổi họ, tên, chữ, đệm phải là: “ Quyết định về việc cho phép thay đổi họ, tên, chữ đệm” . Tuy nhiên, một số địa phương đã sử dụng tên Quyết định không đúng với quy định trên, đối với các trường hợp đề nghị thay đổi tên hoặc chữ đệm, các địa phương này đã sử dụng cụm từ “ Quyết định về việc cải chính tên”.
+ Một số địa phương thực hiện giải quyết việc xác định lại dân tộc không đúng quy định của pháp luật (sai sót do chưa có sự đồng ý của người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên khi giải quyết việc xác định lại dân tộc).
+ Một số xã, phường còn chưa thực hiện tốt trách nhiệm quản lý, sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung, điều chỉnh, xác định lại dân tộc cho công dân, không gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký hộ tịch hoặc đang lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch để ghi chú tiếp vào sổ về những nội dung thay đổi, thông tin hộ tịch của công dân hoặc chưa thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch sau khi thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
- Việc cấp lại giấy khai sinh chưa thực hiện đúng quy: Điều 46 NĐ 158/2005/NĐ-CP quy định: “ Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì đăng ký lại”. Tuy nhiên, qua thanh tra cho một số địa phương cho thấy vẫn có những trường hợp đăng ký khai sinh ban đầu và vẫn đang được lưu sổ Đăng ký khai sinh, không thuộc trường hợp được cấp lại giấy khai sinh theo quy định tại Điều 46 NĐ 158/2005/NĐ-CP nhưng vẫn được cấp lại.
- Khoản 1 Điều 48 NĐ 158/2005/NĐ-CP về thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi quy định “ Trong trường hợp đăng ký tại UBND cấp xã, không phải là nơi đương sự đã đăng ký hộ tịch trước đây thì Tờ khai phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch trước đây”. Tuy nhiên qua thanh tra một số địa phương vẫn có hiện tượng hồ sơ lưu chỉ có chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu để làm căn cứ đăng ký lại việc sinh mà không có xác nhận của UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây trong Tờ khai đăng ký lại việc sinh.
- Về thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn
Theo Mục 9 Công văn số 2488/BTP-HCTP ngày 06/6/2006 của Bộ Tư pháp quy định:
“ Trong trường hợp một người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân của nơi cư trú hiện tại, đương sự phải viết tờ cam kết (không có mẫu riêng) và chịu trách nhiệm về cam kết của mình về tình trạng hôn nhân trong thời gian trước đó.”. Và theo Điểm d Mục 2 Phần II Thông tư 01/2008/TT-BTP quy định:
“ Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), mà Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi xác nhận tình trạng hôn nhân không rõ về tình trạng hôn nhân của họ ở những nơi đó, thì yêu cầu đương sự viết bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian trước khi về cư trú tại địa phương và chịu trách nhiệm về việc cam đoan.”
Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy một số xã, phường tiến hành đăng ký kết hôn tại UBND, cán bộ tư pháp của UBND xã, phường đã yêu cầu công dân phải đi về những nơi cư trú trước đây để xin xác nhận tình trạng hôn nhân gây khó khăn, tốn kém cho công dân. Hành vi nêu trên là vi phạm quy định của pháp luật về xác nhận tình trạng hôn nhân và thủ tục đăng ký kết hôn, gây phiền hà, sách nhiễu cho công dân của các cán bộ tư pháp xã, phường.
- Về xác nhận tình trạng hôn nhân: nhiều UBND cấp xã chưa thực hiện đúng quy định khi cấp xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú tại địa phương như chỉ xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân trong khoảng thời gian cư trú ở địa phương.
- Sai phạm về Sổ hộ tịch:
Qua thanh tra tại một số địa phương cho thấy tại các xã, phường được thanh tra chưa nhận thức được tầm quan trọng của Sổ hộ tịch nên vẫn còn tình trạng sai sót như: Việc khóa sổ không đúng quy định, chưa đóng dấu giáp lai giữa các trang, không ghi tổng số trang và không có chữ ký xác nhận, đóng dấu của Chủ tịch UBND xã, phường.
2. Những sai phạm chủ yếu trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch có yếu tố nước ngoài qua công tác thanh tra.
Qua công tác thanh tra, Thanh tra Bộ phát hiện các sai phạm về kết hôn có yếu tố nước ngoài thường thể hiện dưới các vấn đề sau:
- Các sai phạm trong hồ sơ kết hôn
+ Việc giải quyết hồ sơ kết hôn có yếu tổ nước ngoài thường chậm, quá thời hạn so với quy định tại Điều 15 Nghị định số 68/2002/NĐ-CP. Việc chậm thời hạn giải quyết đối với hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài cũng do một phần chậm giải quyết của cơ quan Công an. Vì theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Nghị định số 68/2002/NĐ-CP quy định trong trường hợp xét thấy vấn đề cần xác minh thuộc chức năng của cơ quan Công an thì Sở Tư pháp có công văn nêu rõ vấn đề cần xác minh, kèm theo 01 bộ hồ sơ đăng ký kết hôn gửi cơ quan Công an cùng cấp đề nghị xác minh. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy một số địa phương Sở Tư pháp gửi hồ sơ sang cơ quan Công an yêu cầu xác minh, nhưng có hồ sơ chậm giải quyết so với thời hạn quy định ít nhất là 10 ngày, nhiều nhất là 85 ngày. Việc chậm giải quyết hồ sơ gây trở ngại, tốn kém cho người nước ngoài vì thời gian ở lại Việt Nam để chờ đợi làm thủ tục kết hôn.
+ Hồ sơ có biên bản tiếp nhận nhưng không có chữ ký của người lập biên bản, người nhận hồ sơ; hồ sơ có biên bản trao Giấy chứng nhận giấy kết hôn nhưng không có chữ ký của đại diện Sở Tư pháp, của người trao Giấy chứng nhận kết hôn; Không ký vào tờ khai xin đăng ký kết hôn, không ghi ngày tháng năm; Không ký vào tờ cam kết độc thân.
+ Một số Sở Tư pháp khi làm hồ sơ kết hôn còn thiếu văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký Giấy chứng nhận kết hôn.
+ Hồ sơ còn thể hiện việc tổ chức lễ đăng ký kết hôn chậm thời hạn so với quy định và không có lý do chính đáng, vi phạm Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 68/2002/NĐ-CP.
+ Đối với hồ sơ đăng ký kết hôn một số Sở Tư pháp không thực hiện việc thông báo bằng văn bản cho UBND cấp xã, nơi thường trú hoặc tạm nơi tạm trú có thời hạn của công dân Việt Nam để theo dõi, ghi chú vào Sổ hộ tịch của UBND cấp xã, vi phạm Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 68/2002/NĐ-CP.
+ Đối với các hồ sơ ghi vào sổ ly hôn đã tiến hành ở nước ngoài hầu hết các Sở Tư pháp đã được thanh tra đều giải quyết hồ sơ quá hạn so với quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư 16/2010/TT- BTP ngày 08/10/2010 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn đã tiến hành ở nước ngoài.
+ Một số Sở Tư pháp thực hiện phỏng vấn trước khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí, đặc biệt có trường hợp phỏng vấn trước rất nhiều ngày trước khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, vi phạm quy định tại Khoản 4, Điều 1 Nghị định số 69/2006/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 16 của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP.
+ Đối với các Quyết định về việc đăng ký nhận cha, me, con một số Sở Tư pháp khi ban hành Quyết định không thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 74/BTP-HCTP ngày 07/01/2011 của Bộ Tư pháp, tại Mục “ Xét đề nghị” được dùng để ghi xét đề nghị của ông (bà) Nguyễn Văn A -Trưởng phòng hộ tịch Sở Tư pháp. Tuy nhiên, đa số các Quyết định công nhận cha, mẹ, con đều ghi xét đề nghị của người yêu cầu, không thực hiện đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
+ Một số Sở Tư pháp còn có thêm thủ tục hành chính như: Lập biên bản đăng ký kết hôn về chênh lệch độ tuổi. Đối với trường hợp trên, Thanh tra Bộ yêu cầu các Sở Tư pháp có hiện tượng đẻ thêm thủ tục hành chính cần chấm dứt ngay. Về nguyên tắc Nghị định số 68/2002/NĐ-CP và 69/2006/NĐ-CP không yêu cầu đương sự phải có thêm những loại giấy tờ này, hơn nữa hôn nhân là sự tự nguyện do nam, nữ quyết định, không bên nào ép buộc, lừa dối bên nào, không ai được cưỡng ép, cản trở.
+ Một số Sở Tư pháp khi phỏng vấn kết hôn vẫn còn có hiện tượng phỏng vấn lần 2 nhưng trong biên bản phỏng vấn lần 2 không nêu rõ lý do vì sao đương sự phải phỏng vấn lần 2 hoặc có nơi biên bản phỏng vấn nội dung ghi về thành phần tham gia phỏng vấn trong biên bản không có Trưởng phòng Hộ tịch – Quốc tịch, nhưng phần cuối biên bản đều thể hiện Trưởng phòng Hộ tịch – Quốc tịch nghe và đồng ý ký tên trong biên bản hoặc trong biên bản phỏng vấn trong thành phần phỏng vấn không có phiên dịch nhưng phần cuối biên bản lại có chữ ký và lời cam đoan của người phiên dịch, các sai sót trên là chưa thực hiện đúng quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 24/2013/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 22/2014/TT-BTP.
+ Hầu hết các Sở Tư pháp được thanh tra khi sử dụng mẫu Giấy xác nhận về việc đã ghi chú vào sổ việc kết hôn của nước ngoài ở nước ngoài theo biểu mẫu được quy định tại Thông tư số 08.a.2010/TT-BTP nhưng chưa kịp thời bổ sung Nghị định số 24/2013/NĐ-CP (Nghị định trực tiếp điều chỉnh việc Công nhận việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài) để làm căn cứ giải quyết.
+ Qua công tác thanh tra cho thấy một số Sở Tư pháp chưa kịp thời chỉ đạo, hướng dẫn các Trung tâm tư vấn, hỗ trợ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài thực hiện cấp Giấy xác nhận của Trung tâm đối với các trường hợp kết hôn buộc phải đến Trung tâm tư vấn để được tư vấn, hỗ trợ về kết hôn, chưa thực hiện đúng quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 6 Thông tư số 22/2013/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 24/2013/NĐ-CP về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài.
- Việc sử dụng Sổ đăng ký kết hôn
+ Sổ đăng ký kết hôn còn viết tắt, việc sửa chữa sai sót do ghi chép chưa thực hiện đóng dấu vào phần đã sửa chữa, không thực hiện việc khóa sổ.
+ Cán bộ hộ tịch không ký vào sổ đăng ký kết hôn, có biên bản giao nhận Giấy chứng nhận kết hôn nhưng không có chữ ký của bên nam, bên nữ trong Sổ đăng ký kết hôn hoặc có biên bản giao nhận Giấy chứng nhận kết hôn nhưng không đủ chữ ký của hai bên nam nữ trong Sổ đăng ký kết hôn.
III. Những giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch
Với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước công tác hộ tịch đã có những bước tiến cơ bản và đạt được những thành tựu quan trọng trong việc củng cố hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch, tăng cường đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch; hệ thống sổ sách, dữ liệu hộ tịch được lưu trữ và sử dụng lâu dài; đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch; khẳng định vai trò trong quản lý nhà nước và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã bộc lộ hạn chế. Hiện tại còn tình trạng đăng ký không kịp thời, chưa đầy đủ và thiếu chính xác; dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán; đăng ký quá hạn, đăng ký lại còn chiếm tỷ lệ tương đối cao. Tình trạng kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài kết hôn ở một số địa phương vẫn còn xảy ra hiện tượng cán bộ hộ tịch gây phiền hà, nhũng nhiễu và thậm chí còn có hiện tượng tiêu cực. Để khắc phục tình trạng trên nhằm tăng cường hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cần có những giải pháp sau:
Thứ nhất, Lãnh đạo Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp cần tiếp tục quan tâm, chỉ đạo công tác thanh tra nói chung và thanh tra công tác hộ tịch nói riêng. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành về lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch, giúp các cơ quan, đơn vị hiểu và làm đúng những nguyên tắc, quy định về lĩnh vực này, ngăn chặn kịp thời những việc làm sai phạm, kiến nghị sửa đổi, bổ sung những quy định bất cập, không phù hợp với thực tiễn.
Thứ hai, cần tiếp tục nghiên cứu, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hoàn thiện thể chế liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra đối với lĩnh vực hộ tịch.
Thứ ba, lực lượng Thanh tra các Sở Tư pháp còn mỏng nên công tác thanh tra chuyên ngành nói chung chưa được thực hiện thường xuyên, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước của Ngành. Do đó, cần tăng cường biên chế cho Thanh tra các Sở Tư pháp, nâng cao năng lực, trình độ cho công chức làm công tác thanh tra trong toàn ngành.
Thứ tư, kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, sai phạm trong quản lý, đăng ký hộ tịch được phát hiện qua công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh.
IV. Một số kiến nghị, đề xuất
- Sửa đổi quy định về thẩm quyền thanh tra chuyên ngành của Thanh tra các Sở Tư pháp đối với lĩnh vực hộ tịch, trong đó bổ sung thẩm quyền về thanh tra chuyên ngành đối với công tác hộ tịch có yếu tố nước ngoài.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định xử phạt vi phạm hành chính về hộ tịch tại Nghị định số 110/2013/N Đ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã cho phù hợp với các quy định của Luật Hộ tịch.
- Hàng năm, cần mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành cho cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành của Bộ Tư pháp và Thanh tra các Sở Tư pháp, trong đó có nội dung về nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực hộ tịch để kịp thời phổ biến kiến thức, trao đổi kinh nghiệm, nắm bắt khó khăn vướng mắc trong thực hiện công tác thanh tra đối với lĩnh vực này.
- Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp khi tổ chức các hội nghị, các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về đăng ký và quản lý hộ tịch nên có thành phần tham dự là công chức làm công tác thanh tra của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp; hoặc khi có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác này cũng gửi cho Thanh tra Bộ và Thanh tra Sở để kịp thời nắm bắt, cấp nhật thông tin, quy định pháp luật trong lĩnh vực này, từ đó mới có thể làm tốt công tác thanh tra lĩnh vực hộ tịch./.