Tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký chỉ phân biệt hai loại giấy tờ, văn bản là: giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài (thuộc thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp) và giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt (thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã). Tuy nhiên, khi triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong thực tiễn đã xuất hiện một số loại giấy tờ, văn bản vừa có tiếng nước ngoài, vừa có tiếng Việt. Vậy thẩm quyền chứng thực loại giấy tờ này thuộc cơ quan nào?. Để giải quyết vướng mắc này, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã hướng dẫn cách hiểu loại giấy tờ, văn bản này là “giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ”, đó là các giấy tờ, văn bản trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài (Ví dụ như: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài…). Đối với loại giấy tờ, văn bản này thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã.
Khái niệm “giấy tờ, văn bản song ngữ” chỉ xuất hiện khi Chính phủ ký ban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Theo quy định tại điểm a khoản 1 Nghị định số 04/2012/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ. Tuy nhiên, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP lại không quy định rõ như thế nào được hiểu là “giấy tờ, văn bản song ngữ”, nên đã dẫn đến cách hiểu và áp dụng không thống nhất tại các địa phương.
Theo Từ điển Tiếng Việt, nhà xuất bản Thanh niên xuất bản năm 2008 (trang 789) thì “song ngữ” được hiểu là:
- (Hiện tượng) sử dụng ngang nhau hai thứ tiếng trong giao tiếp;
- Được viết bằng hai thứ tiếng. Như vậy, có thể hiểu rằng một loại giấy tờ, văn bản phải được thể hiện song song bằng hai loại ngôn ngữ khác nhau mà người đọc chỉ cần đọc một trong hai loại ngôn ngữ đó là có thể hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản.
Chính vì vậy, Bộ Tư pháp đã có công văn tạm thời hướng dẫn cách hiểu “Giấy tờ, văn bản song ngữ”. Theo đó, “giấy tờ, văn bản song ngữ” là giấy tờ, văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng Việt. Tuy nhiên, qua kiểm tra công tác chứng thực ở một số địa phương cho thấy, hầy hết các văn bằng, chứng chỉ chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài cũng được địa phương cho là giấy tờ, văn bản song ngữ. Vì vậy, khi người dân đến Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản này đều bị từ chối, nên phải tập trung đến Phòng Tư pháp, gây ra tình trạng quá tải cho các Phòng Tư pháp.
Để giảm áp lực công việc cho các Phòng Tư pháp và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc lựa chọn cơ quan thực hiện chứng thực, vừa qua Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp đã tiếp tục có Công văn số 3086/HTQT-CT ngày 13/6/2014 gửi Sở Tư pháp các tỉnh/thành phố trong cả nước đề nghị có văn bản hướng dẫn, chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã trên địa bàn để thống nhất cách hiểu về “giấy tờ, văn bản song ngữ” như hướng dẫn nêu trên của Bộ Tư pháp. Theo đó, những văn bằng, chứng chỉ chỉ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài mà không thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ (ví dụ: Bằng tốt nghiệp Đại học do các trường Đại học của Việt Nam cấp) thì không được coi là “giấy tờ, văn bản song ngữ”, khi có yêu cầu chứng thực bản sao, người dân có quyền lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã.
Nhằm khắc phục bất cập, hạn chế nêu trên, tại dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp chủ trì soạn thảo (dự kiến tháng 9/2014 sẽ trình Chính phủ) đã có quy định cụ thể như thế nào là “giấy tờ, văn bản song ngữ”: Giấy tờ, văn bản song ngữ” là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận trong đó thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, một ngôn ngữ bằng tiếng Việt, một ngôn ngữ là tiếng nước ngoài; có đóng dấu của hai cơ quan đã cấp hoặc chứng nhận loại giấy tờ đó. Hy vọng rằng, sau khi dự thảo Nghị định được Chính phủ ký ban hành sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc cho hoạt động chứng thực và sẽ không còn những cách hiểu khác nhau về “giấy tờ, văn bản song ngữ”.
Lê Châu Anh