Một trong những mục tiêu cơ bản của Đề án 896 là đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết thủ tục hành chính. Trong bối cảnh các ngành, các cấp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước, thì việc tin học hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là cần thiết và cần được ưu tiên thực hiện, bởi các thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân (thông tin về khai sinh) là dữ liệu đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Trên cơ sở đó, dự thảo Luật Hộ tịch (Chính phủ trình Quốc hội theo Tờ trình số 125/TTr-CP ngày 10/5/2014) quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở dữ liệu ngành được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, được kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cũng như bảo đảm cập nhật kịp thời những thay đổi về thông tin hộ tịch khác của công dân. Ngoài việc cung cấp 9 trường thông tin cơ bản cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (Họ và tên; Số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi đăng ký khai sinh; dân tộc; quốc tịch, tình trạng hôn nhân; ngày tháng năm chết), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử còn lưu giữ gần một trăm thông tin khác liên quan đến tình trạng hộ tịch của cá nhân, cụ thể như sau:
- Về khai sinh: Họ và tên, dân tộc, quốc tịch, năm sinh, nơi thường trú của cha, mẹ; nơi đăng ký khai sinh; ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh; họ, tên người đi khai sinh và quan hệ với người được khai sinh; họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện việc đăng ký khai sinh (20 trường).
- Về kết hôn: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; Số chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người chồng (vợ); nơi đăng ký kết hôn; ngày, tháng năm đăng ký kết hôn; họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện việc đăng ký kết hôn (8 trường).
- Về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính: 4 nhóm việc x (căn cứ + nơi thực hiện + họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện) = 12 trường. - Về nhận cha, mẹ, con: họ và tên người nhận; họ và tên người được nhận; nơi đăng ký nhận cha, mẹ, con; họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện việc đăng ký nhận cha, me, con = 4 trường.
- Về giám hộ, chấm dứt giám hộ: 2 nhóm việc (căn cứ đăng ký + họ và tên + ngày, tháng, năm sinh + dân tộc + quốc tịch + số CMND/hộ chiếu + nơi thường trú của người giám hộ + họ và tên người đi đăng ký giám hộ + quan hệ với người được giám hộ + nơi đăng ký giám hộ + họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện = 22 trường.
- Về khai tử: giờ chết + nơi chết + nguyên nhân chết + căn cứ khai tử (giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế khác theo quy định) + cơ quan cấp + ngày, tháng, năm cấp + nơi đăng ký khai tử + ngày tháng năm đăng ký + họ tên công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện = 9 trường.
- Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi quốc tịch, nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi, ly hôn, hủy kết hôn trái pháp luật; tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự (10 trường)…
Đây là những thông tin không được đưa vào/lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Những thông tin này không những phục vụ cho công tác thống kê, dự báo, xây dựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế, dân số, giáo dục, y tế, quốc phòng mà còn đáp ứng yêu cầu tra cứu, đăng ký hộ tịch, xác minh thông tin hộ tịch của cá nhân; cấp trích lục hộ tịch; bảo đảm quyền và nghĩa vụ trong giao dịch dân sự của người dân cũng như xác định trách nhiệm của công chức Tư pháp – hộ tịch. Bên cạnh đó, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đi vào vận hành cùng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì có thể thay thế cho việc tổng điều tra dân số theo định kỳ, đỡ tốn kém chi phí (Theo Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số, Tổng cục Dân số - Bộ Y tế, tổng kinh phí cho cuộc tổng điều tra dân số năm 2009 là trên 400 tỷ đồng).
Dự thảo Luật cũng quy định về việc quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch được thực hiện theo một nguyên tắc nhất định, theo đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quản lý, bảo đảm an toàn, lâu dài, chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Nghiêm cấm mọi hành vi trộm cắp, phá hoại, làm sai lệch thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Thảo luận tại Hội trường ngày 19/6/2014 về dự án Luật Hộ tịch, nhiều đại biểu Quốc hội bảy tỏ quan điểm đồng tình về việc tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch, trên cơ sở đó xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, và cho rằng đây là việc làm cấp thiết, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực quản lý dân cư, tạo thuận lợi tối đa cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, cũng như thực hiện các quyền cơ bản của công dân.
Tuấn Minh