Tại Kết luận 1598/KLTTCN-HTQTCT, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ghi nhận những ưu điểm cũng như đưa ra những tồn tại, thiếu sót trong công tác hộ tịch tại các đơn vị được thanh tra từ ngày 01/6/2015 đến ngày 31/5/2016.
Về ưu điểm, Ủy ban nhân dân thành phố Quy Nhơn, Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Thạnh, Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước đã phê duyệt Kế hoạch công tác năm 2016 của Phòng Tư pháp, trong đó có công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Các Phòng Tư pháp đã được bố trí công chức có năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp để thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn được thanh tra, Ủy ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo, Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Quang, Ủy ban nhân dân thị trấn Tuy Phước đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ về đăng ký, quản lý hộ tịch theo quy định pháp luật; thực hiện niêm yết công khai quy trình, thủ tục tiếp nhận và giải quyết các việc hộ tịch, cơ bản đáp ứng yêu cầu của người dân trên địa bàn. Ủy ban nhân dân cấp xã đã bố trí công chức làm công tác hộ tịch bảo đảm thực hiện công tác hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành.
Công tác đăng ký hộ tịch tại các đơn vị được thanh tra cơ bản đã bảo đảm đúng thời hạn theo quy định, đáp ứng yêu cầu của người dân, không có tình trạng hồ sơ quá hạn. Công tác lưu trữ, bảo quản hệ thống Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch được thực hiện.
Bên cạnh một số mặt tích cực, các đơn vị được thanh tra còn bộc bộ những tồn tại, thiếu sót trong quá trình đăng ký và quản lý hộ tịch.
Đối với việc sử dụng Sổ hộ tịch: Hầu hết các đơn vị được thanh tra đều để xảy ra sai sót trong quá trình sử dụng sổ hộ tịch, không thực hiện đúng, đầy đủ các quy định tại tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP như không thực hiện việc đóng dấu giáp lai và ghi tên cơ quan đăng quan đăng ký hộ tịch theo quy định; không ghi họ, chữ đệm, tên, chức vụ người ký Trích lục khai tử, không thực hiện đóng dấu vào nội dung sửa chữa, Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch; tự ý tẩy xóa nội dung sai sót, viết đè lên, không thực hiện ghi vào mục ghi chú và đóng dấu; không sử dụng sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp phát hành.
Đối với việc lưu trữ hồ sơ: về nguyên tắc, hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ đầy đủ, thống nhất và được đánh số thứ tự, tuy nhiên, hồ sơ đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân thành phố Quy Nhơn không được lưu trữ khoa học, không đánh số thứ tự dẫn đến việc khó tra cứu.
Trong Kết luận, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã chỉ ra những sai sót trong quá trình giải quyết các việc về hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện. Ủy ban nhân dân thành phố Quy Nhơn không thực hiện đúng theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch quy định, sau khi giải quyết việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài Ủy ban nhân dân thành phố Quy Nhơn đã không thực hiện việc thông báo theo quy định về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân Việt Nam thường trú; yêu cầu người dân thực hiện thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con là không đúng quy định khoản 3 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Thạnh, trong quá trình giải quyết hồ sơ hộ tịch, Ủy ban nhân dân không thực hiện không thực hiện đầy đủ việc thông báo sau khi đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch theo quy định (không lưu Thông báo đã được ký phát hành). Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Thạnh, Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước không thực hiện đúng quy định khi đăng ký lại khai sinh, không tiến hành xác minh trên thực tế để xác định quan hệ cha, mẹ, con đối với trường hợp một bên cha, mẹ đã chết hoặc cả cha mẹ đã chết mà không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con. Bên cạnh đó, tại Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước còn để xảy ra tình trạng cải chính năm sinh, thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh trái với quy định của Luật hộ tịch.
Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, việc đăng ký hộ tịch còn nhiều sai sót. Theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì “nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức Tư pháp hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương”. Tuy nhiên, Ủy ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo đã không thực hiện việc xác minh mà yêu cầu người dân tự xin xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây về việc không còn lưu sổ; thực hiện việc đăng ký lại khai sinh chưa bảo đảm chặt chẽ trong quá trình giải quyết như hồ sơ đăng ký khai sinh chỉ có Tờ khai, bản sao Giấy khai sinh và Sổ hộ khẩu, không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ con cũng như giấy tờ khác theo quy định.
Tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Quang, việc thực hiện bổ sung thông tin hộ tịch, thủ tục nhận cha, mẹ, con chưa đúng trình tự, thủ tục quy định khoản 2 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BTP, trường hợp con do người vợ sinh ra trước khi thời kỳ hôn nhân, đã được đăng ký khai sinh không có thông tin về người cha, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha mẹ con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin của người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con; thực hiện sai về trình tự, thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký lại khai sinh không có đầy đủ cơ sở pháp lý; hồ sơ đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, Ủy ban nhân dân xã cũng không thực hiện việc xác minh là chưa bảo đảm theo quy định; còn để xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa thay đổi và cải chính hộ tịch; đăng ký kết hôn nhưng trong Tờ khai đăng ký kết hôn chỉ thể hiện thông tin một bên năm hoặc nữ.
Tại Ủy ban nhân dân thị trấn Tuy Phước, việc thực hiện giải quyết hồ sơ, thủ tục đăng ký kết hôn, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chưa đúng quy định. Hầu hết hồ sơ đăng ký kết hôn, hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đều yêu cầu phải có xác nhận tình trạng hôn nhân của Ban nhân dân thôn (trưởng thôn); Một số hồ sơ đăng ký kết hôn sử dụng Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thay Tờ khai đăng ký kết hôn, một số trường hợp cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có Tờ khai, không có giấy tờ chứng minh về việc đã ly hôn, không có giấy tờ chứng minh sự kiện chồng đã chết. Ủy ban nhân dân thị trấn Tuy Phước giải quyết việc nhận cha, mẹ, con không đúng trình tự, thủ tục mới theo quy định của Luật hộ tịch, thực hiện đăng ký lại kết hôn khi không có bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn; thực hiện việc đăng ký lại khai sinh chưa đúng, chưa bảo đảm chặt chẽ theo quy định như các trường hợp người cha đã chết và không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con nhưng Ủy ban nhân dân thị trấn đều không thực hiện việc xác minh theo quy định.
Ngoài những tồn tại, sai sót về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác đăng ký hộ tịch, các đơn vị là đối tượng thanh tra đã không thực hiện đúng, đầy đủ các quy định về thu lệ phí hộ tịch. Mức thu lệ phí không tuân theo quy định tại Quyết định số 24/2007/QĐ-UBND ngày 15/8/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định về việc ban hành quy định sửa đổi, bổ sung một số loại phí, lệ phí trên địa bàn tỉnh Bình Định; một số trường hợp không có chứng từ thể hiện việc thu lệ phí. Việc ghi biên lai thu lệ phí hộ tịch được thực hiện chưa bảo đảm đúng quy định, khó đối chiếu và xác định nội dung thu, đặc biệt, Ủy ban nhân dân thị trấn Tuy Phước không thu bất kỳ loại lệ phí đăng ký hộ tịch nào.
Trong Kết luận, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng đã có ý kiến cụ thể về vấn đề giải trình của các đơn vị được thanh tra, nhất trí đối với một số nội dung giải trình và khắc phục sai sót của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Thạnh, Ủy ban nhân dân thị trấn Tuy Phước.
Trên cơ sở kết quả thanh tra, ý kiến giải trình và khắc phục sai sót của các đơn vị được thanh tra, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực kiến nghị:
(1) Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định quan tâm bố trí đủ công chức đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch ở cấp huyện, cấp xã; bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương; chỉ đạo các ngành, các cấp trên địa bàn tỉnh phối hợp với cơ quan Tư pháp thực hiện tốt các quy định của Luật hộ tịch, kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi có báo cáo.
(2) Sở Tư pháp tỉnh Bình Định chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí công chức đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch ở cấp huyện, cấp xã; bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý những trường hợp vi phạm, bảo đảm kỷ cương, kỷ luật hành chính, kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, hạn chế, gây phiền hà cho người dân khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân thành phố Quy Nhơn, Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước đã cấp khi đăng ký cha, mẹ, con, cải chính hộ tịch sai quy định đã nêu tại mục 1.2 phần II Kết luận; chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng các quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành, đặc biệt là quy định về việc thông báo đã đăng ký hộ tịch về nơi thường trú theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch; các quy định về việc thu, nộp lệ phí hộ tịch; kịp thời phản ánh những bất cập, vướng mắc liên quan đến việc thực hiện các quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành về Bộ Tư pháp để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý nhà nước về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo quy định của pháp luật.
(3) Các đơn vị được thanh tra cần kịp thời thông tin, báo cáo những bất cập, vướng mắc của pháp luật đối với các vấn đề có liên quan khi áp dụng pháp luật trong thực tiễn. Thực hiện đầy đủ việc thông báo đã đăng ký hộ tịch về nơi thường trú theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch; thực hiện quy định về việc thu, nộp lệ phí hộ tịch đúng quy định; kiểm điểm, rút kinh nghiệm, khắc phục những sai sót, vi phạm được chỉ ra trong Kết luận về việc thu, nộp lệ phí hộ tịch, việc ghi, sửa chữa sai sót và sử dụng Sổ hộ tịch, về hồ sơ đăng ký hộ tịch, đồng thời, tùy theo mức độ vi phạm, tiến hành xử lý trách nhiệm đối với cán bộ, công chức.
Lê Thị Tú Hồng
File đính kèm