1. Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin:
a) Hạ tầng kỹ thuật tại Sở Tư pháp:
- Tổng số máy chủ (server): 03 máy chủ.
- Tổng số máy tính để bàn: 35 máy tính , trong đó máy tính phục vụ cho công tác hộ tịch là 03 máy tính (đạt tỷ lệ 100% công chức làm công tác hộ tịch được trang bị máy tính).
- Máy in phục vụ cho công tác hộ tịch: 01 máy in
- Hệ thống mạng LAN: 01 mạng LAN
- Hệ thống đường truyền Internet tốc độ cao: 02, trong đó có 01 đường truyền bằng cáp quang (có tốc độ độ Download là 30Mbps và tốc độ Upload là 512Kbps); 01 đường truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan đảng, nhà nước trên địa bàn tỉnh có tốc độ 08Mbps.
- Hệ thống bảo đảm an toàn, an ninh thông tin: Bkav Endpoint Security, Isa Server 2004 Firewall.
b) Hạ tầng kỹ thuật tại các Phòng Tư pháp:
- Số máy chủ (server) tại một Phòng Tư pháp: 01 máy chủ
- Tỷ lệ % máy tính trang bị cho công chức làm công tác hộ tịch tại các Phòng Tư pháp: 100%
- Tất cả các Phòng Tư pháp đều trang bị tối thiểu 01 máy in phục vụ cho công tác hộ tịch.
- Hệ thống mạng LAN: 01 mạng LAN (thuộc hệ thống mạng LAN của UBND huyện, thành phố)
- Hệ thống đường truyền Internet tốc độ cao: 02, trong đó có 01 đường truyền bằng cáp quang (có tốc độ độ Download là 30Mbps và tốc độ Upload là 512Kbps); 01 đường truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan đảng, nhà nước trên địa bàn tỉnh có tốc độ 08Mbps.
c) Hạ tầng kỹ thuật tại các xã, phường, thị trấn
- Tất cả các UBND phường, xã, thị trấn đều có hệ thống mạng LAN và được kết nối hệ thống internet qua đường truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan đảng, nhà nước trên địa bàn tỉnh có tốc độ 04Mbps.
- Tỷ lệ % máy tính trang bị cho công chức làm công tác hộ tịch tại UBND các xã, phường, thị trấn: 100%
- Tất cả UBND các xã, phường, thị trấn đều trang bị tối thiểu 01 máy in phục vụ cho công tác hộ tịch.
2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch.
Từ năm 2007 đến 2010, Sở Tư pháp đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý hộ tịch tại 3 cấp trên địa bàn tỉnh gồm: 82 xã, phường, thị trấn; 08 thành phố, huyện và tại Sở Tư pháp. Hiện tại, hầu hết các đơn vị được triển khai đều sử dụng phần mềm có hiệu quả, phục vụ tốt trong công tác chuyên môn, giảm bớt thời gian xử lý hồ sơ và thời gian đi lại của nhân dân, tạo điều kiện kiểm soát được công việc của các chuyên viên, công chức hộ tịch tại các đơn vị. Phần mềm cũng đã hỗ trợ cho công chức tư pháp hộ tịch thống kê báo cáo kịp thời khi lãnh đạo cần có thông tin chính xác và nhanh chóng.
Phần mềm được kết nối 3 cấp theo mô hình đồng bộ dữ liệu liên thông từ Sở Tư pháp tới cấp huyện và cấp xã.
Nền tảng công nghệ phát triển phần mềm hộ tịch:
- Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2005.
- Ngôn ngữ lập trình: DOT NET (Visual Basic,Visual C ++ ).
- Phần mềm kết xuất báo cáo: Crystal Report 9.0 .
3. Hiệu quả và khó khăn:
a) Hiệu quả khi sử dụng phần mềm:
Việc triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước về hộ tịch, tăng năng suất làm việc và nâng cao trình độ xử lý công việc cho công chức tư pháp hộ tịch của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn. Từ đó góp phần xây dựng hình ảnh cán bộ, chuyên viên tốt đẹp, tận tụy phục vụ nhân dân, giảm thiểu các yêu cầu gây phiền hà cho người dân nhờ ứng dụng tin học hóa công tác quản lý. Đồng thời, việc ứng dụng phần mềm quản lý hộ tịch giúp cho việc tra cứu thông tin một cách thuận tiện, góp phần cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt thời gian xử lý hồ sơ và thời gian đi lại của nhân dân.
Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm quản lý hộ tịch còn phục vụ cho báo cáo, thống kê, cung cấp thông tin cho Lãnh đạo chính xác, kịp thời và nhanh chóng.
b) Khó khăn, vướng mắc:
- Vẫn còn một bộ phận CBCC chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch nên chưa tích cực thay đổi thói quen làm việc thủ công, chưa chủ động học tập và trau dồi nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác của mình; vẫn còn một số đơn vị chưa thật sự tích cực, chủ động trong việc khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin tại UBND cấp xã còn thiếu và yếu, chủ yếu là kiêm nhiệm và thường xuyên thay đổi nên ảnh hưởng rất lớn đến công tác triển khai, duy trì các ứng dụng công nghệ thông tin tại địa phương trong đó có ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Cụ thể: tuy đã tập huấn cho công chức hộ tịch và người phụ trách công nghệ thông tin cho các đơn vị nhưng khi xảy ra sự cố như bị virus, lỗi HĐH, cúp điện đột ngột bị lỗi CSDL… làm cho các ứng dụng không hoạt động thì các đơn vị không tự xử lý được, cần phải có sự hỗ trợ của Sở Tư pháp. Trong khi đó, Sở Tư pháp chỉ có một chuyên viên công nghệ thông tin, địa bàn các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn lại cách xa trụ sở nên không thể xử lý kịp thời dẫn đến chậm trễ trong việc giải quyết hồ sơ cho công dân.
- Một số trang thiết bị tin học như máy tính, máy in được trang bị từ năm 2007, 2008, 2009 có tình trạng xuống cấp, thường xuyên bị trục trặc khi sử dụng nên dẫn đến tình trạng giải quyết hồ sơ không kịp thời gian theo quy định, đặc biệt đối với các thủ tục phải trả kết quả ngay trong ngày. Điều này gây không ít khó khăn cho công chức hộ tịch và gây nhiều bức xúc cho người dân.
- Cở sở dữ liệu hộ tịch được xây dựng phân tán tại các đơn vị do thời điểm bắt đầu triển khai (năm 2007) công nghệ phát triển phần mềm và hạ tầng mạng, viễn thông còn hạn chế. Do vậy, việc quản lý và đồng bộ CSDL hộ tịch giữa các cấp còn nhiều khó khăn, dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu.
- Ứng dụng công nghệ thông tin phải đi đôi với cải cách hành chính, quá trình cải cách hành chính đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin phải giải quyết, vì vậy thủ tục hành chính và các quy định liên quan đến công tác hộ tịch phải ổn định thì ứng dụng công nghệ thông tin mới đạt hiệu quả tốt. Trong khi đó, thủ tục hành chính và các biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp quy định thường xuyên bị thay đổi gây khó khăn trong việc ứng dụng và xin kinh phí trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Do không có đủ thời gian, nhân lực và kinh phí để nhập dữ liệu hộ tịch các năm về trước nên việc quản lý còn nhiều bất cập, mất nhiều thời gian để trích lục, thống kê, báo cáo.
4. Đề xuất kiến nghị liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch
a) Về xây dựng hạ tầng
- Hệ thống hạ tầng Công nghệ thông tin là nền móng rất quan trọng cho mọi phương tiện hoạt động như: hệ điều hành, các phần mềm ứng dụng, phần mềm nền tảng và các phần mềm ứng dụng đa dịch vụ có thể truyền tải thông tin mà không gây ra bất cứ một tắc nghẽn. Xu thế hiện nay trên thế giới là dùng chung hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL) để giảm chi phí đầu tư, dễ vận hành, đảm bảo an ninh và bảo mật dữ liệu thông tin trên mạng, đảm bảo an toàn tuyệt đối trên mạng thông qua các giải pháp kỹ thuật hiện đại. Trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL) được xem như “bộ não” cho toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin, giữ chức năng là một trung tâm dịch vụ hạ tầng dùng chung, an toàn và tin cậy để quản lý và lưu trữ các ứng dụng chính phủ điện tử của Bộ Tư pháp và Tư pháp địa phương; cho phép các cơ quan nhà nước cung cấp các dịch vụ cho các bên liên quan cũng như đưa các dịch vụ công điện tử đến với người dân một nhanh chóng và hiệu quả.
- Vì vậy, Bộ Tư pháp cần xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL) đủ mạnh, đảm bảo hệ thống an toàn, an ninh bảo mật dữ liệu, làm cơ sở để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của ngành Tư pháp trong đó có công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.
b) Về ứng dụng công nghệ thông tin
Bộ Tư pháp cần nghiên cứu xây dựng một cơ sở dữ liệu hộ tịch để triển khai thống nhất trong cả nước để tránh tình trạng các địa phương tự xây dựng các ứng dụng theo nhu cầu của địa phương mình, không theo một chuẩn thống nhất, dẫn đến việc khó khăn thực hiện liên thông cơ sở dữ liệu hộ tịch giữa các địa phương trên cả nước và giữa các địa phương với Bộ Tư pháp. Ngoài ra, khi các văn bản quy định về hộ tịch thay đổi, Bộ có thể nắm bắt kịp thời cập nhật vào hệ thống chung, tránh gây lãng phí, nâng cao hiệu suất công việc trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch./.