Thực hiện quy định này, phần lớn các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến thủ tục hành chính đã quy định theo hướng cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn việc nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao không có chứng thực xuất trình kèm bản chính để đối chiếu. Tuy nhiên, trên thực tế để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các cá nhân, tổ chức vẫn phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản. Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng, từ đó dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng “lạm dụng” bản sao có chứng thực. Thực trạng trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có nguyên nhân từ một số cá nhân, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về việc sử dụng bản sao nói chung và bản sao có chứng thực nói riêng khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; một số văn bản quy phạm pháp luật, cá biệt có cả văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính ban hành (như quyết định, công văn, thông báo…) quy định về giấy tờ phải nộp trong thành phần hồ sơ bắt buộc phải là bản sao có chứng thực mà không quy định theo hướng cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý “ngại” đối chiếu, “sợ chịu trách nhiệm” nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính.
Để khắc phục nguyên nhân, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, qua đó tạo thuận lợi, giảm chi phí cho cá nhân, tổ chức, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, ngày 20/6/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg “Về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính”. Mặc dù Chỉ thị số 17/CT-TTg mới triển khai thực hiện được hơn 5 tháng, nhưng bước đầu đã thu được những kết quả đáng ghi nhận. “Người người vào cuộc” “Ngành ngành vào cuộc” và “các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng lòng ủng hộ” là khí thế chung khi triển khai thực hiện Chỉ thị này tại thành phố Cần Thơ, điều đó được thể hiện trên các mặt sau đây:
Ngay từ khi Chỉ thị số 17/CT-TTg chưa được ban hành, UBND thành phố Cần Thơ đã ban hành Chỉ thị số 02/2009/CT-UBND về việc chấn chỉnh một số hoạt động trong thực hiện thủ tục hành chính. Tại Chỉ thị này, Chủ tịch UBND thành phố đã yêu cầu Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban ngành thành phố, UBND cấp huyện, cấp xã: Đối với những hồ sơ có yêu cầu nộp bản sao các loại giấy tờ thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tự đối chiếu với bản chính để sử dụng, không được yêu cầu chứng thực… nghiêm cấm việc yêu cầu cá nhân, tổ chức chứng thực bản sao… Như vậy, có thể nói yêu cầu về cải cách hành chính luôn được UBND thành phố quan tâm, việc UBND thành phố chủ đông ban hành Chỉ thị số 02/2009/CT-UBND đã thể hiện sự quyết tâm tạo điều kiện thông thoáng trong thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu và nguyện vọng của nhân dân. Sau khi Chỉ thị số 17/CT-TTg chưa được ban hành, ngày 15/9/2014, UBND thành phố ban hành Kế hoạch số 78/Kh-UBND triển khai thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg yêu cầu bám sát nội dung chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ được nêu tại Chỉ thị; bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa Sở Tư pháp với các sở, ngành có liên quan và UBND quận, huyện giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện, bảo đảm hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ đề ra; triển khai thực hiện các hoạt động theo tinh thần tiết kiệm, hiệu quả. Sở Tư pháp là đơn vị được giao làm đầu mối phối hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ. Các sở, ngành và UBND quận, huyện trên địa bàn đã tích cực triển khai thực hiện Kế hoạch số 78/Kh-UBND của UBND thành phố, bằng nhiều biện pháp khác nhau:
- Sở Tư pháp: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt nội dung của Chỉ thị: Biên soạn 50.000 tờ gấp phát hành cho các sở, ngành và UBND quận, huyện với nội dung “Những quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký” và 20.000 tờ gấp trích nội dung “Chỉ thị về việc chấn chỉnh một số hoạt động trong thực hiện thủ tục hành chính”. Hội đồng Phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật các quận, huyện, xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai, quán triệt trong nội bộ và lồng ghép tuyên truyền tại các buổi sinh hoạt câu lạc bộ pháp luật, tổ chức phổ biến rộng rãi qua sóng phát thanh cơ sở...
- Sở Giáo dục và Đào tạo: Tổ chức quán triệt nội dung của Chỉ thị: ngày 10/9/2014, Sở GD&ĐT có Công văn số 1702/SGDDT-PC về việc hướng dẫn nhiệm vụ năm học 2014 - 2015 về công tác Pháp chế, trong đó yêu cầu các Phòng GD&ĐT, các cơ sở giáo dục trên địa bàn tổ chức quán triệt đến cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh, cha mẹ học sinh về Chỉ thị số 17/CT-TTg, Công văn số 4556/BGDĐT-PC ngày 25/8/2014 của Bộ Gd&ĐT về việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg; ngày 19/9/2014 Sở GD&ĐT tiếp tục triển khai dưới hình thức gửi văn bản qua hộp thư điện tử đến các Phòng thuộc Sở, các Phòng GD&ĐT, các cơ sở trực thuộc Kế hoạch số 78/Kh-UBND của UBND thành phố triển khai thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg; ngày 25/9/2014 tại Hội nghị triển khai nhiệm vụ năm học 2014 – 2015 về công tác pháp chế học sinh – sinh viên, Phòng Pháp chế đã triển khai, quán triệt đến các phòng thuộc Sở, các Phòng GD&ĐT, các cơ sở giáo dục trực thuộc và đội ngũ cộng tác viên pháp chế giáo dục thực hiện đúng tinh thần Chỉ thị số 17/CT-TTg, Kế hoạch số 78/Kh-UBND của UBND thành phố và Công văn số 4556/BGDĐT-PC của Bộ GĐ&ĐT…
- Sở Nội vụ: Tổ chức Hội nghị tuyên truyền các nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg cho hơn 90 công chức, viên chức của ngành; niêm yết Chỉ thị số 17/CT-TTg tại bộ phận “tiếp nhận và trả kết quả” của Sở Nội vụ để bảo đảm thực hiện đúng theo tinh thần của Chỉ thị; thường xuyên tăng cường công tác kiểm tra nhằm kịp thời chần chỉnh, không để xảy ra tình trạng công chức, viên chức trong ngành Nội vụ khi tiếp nhận và thực hiện các thủ tục hành chính lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính…
- Sở Tài Nguyên và Môi trường: Ngày 03/11/2014, Sở Tài Nguyên và Môi trường có Công văn số 2652/STNMT-PC đề nghị Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc rà soát quy định, thủ tục hành chính đồng thời quan tâm phổ biến, quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị về nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg; yêu cầu bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong lĩnh vực đăng ký, cấp giấy CNQSD đất và giao dịch bảo đảm thực hiện đúng tinh thần của Chỉ thị số 17/CT-TTg…
- Sở Xây dựng: Toàn thể công chức, viên chức Sở Xây dựng đều được triển khai, quán triệt nội dung của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg; thường xuyên kiểm tra, tuyên truyền, giáo dục công chức trực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện nghiêm túc Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg khi tiếp nhận giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực xây dựng. Do đó, không có cá nhân, tổ chức nào phản ánh về vướng mắc liên quan đến việc giải quyết cũng như thời hạn trả kết quả các thủ tục hành chính ở các đơn vị thuộc Sở Xây dựng....
- Sở Kế hoạch và Đầu tư: Nội dung của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg được đưa vào chương trình phổ biến giáo dục pháp luật đợt 8 (ngày 05/8/2014) và đợt 9 (ngày 09/10/2014) cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, trong đó tập trung cho các công chức thuộc bộ phận một cửa, một cửa liên thông, hướng dẫn cụ thể, yêu cầu thực hiện…
Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ chính là một trong những giải pháp hữu hiệu đáp ứng yêu cầu đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu thời gian đi lại, thời gian chờ đợi và chi phí của các cá nhân, tổ chức đồng thời giảm tải cho các cơ quan thực hiện chứng thực - đó là nhận định chung của đại diện các Sở, ngành khi tham gia thảo luận tại cuộc họp đánh giá kết quả bước đầu khi triển khai thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg. Tuy nhiên, đại diện các Sở, ngành cũng nêu ra một số vướng mắc đó là một số văn bản quy phạm pháp luật (phần nhiều là Thông tư, Thông tư liên tịch) có quy định về việc nôp bản sao có chứng thực nhưng chưa kịp thời sửa đổi, bổ sung theo tinh thần của Chỉ thị 17/CT-TTg; tâm lý chung của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tỏ ra lo lắng vì thấy mình không có “nghiệp vụ” trong việc đối chiếu bản sao với bản chính; bên cạnh đó thì người dân lại có “thói quen” chuẩn bị sẵn bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính… Mặc dù khó khăn là vậy, nhưng các Sở, ngành cũng đặt quyết tâm cao và đặt nhiều kỳ vọng vào hiệu quả khi thực hiện Chỉ thị 17/CT-TTg trên địa bàn thành phố Cần Thơ./.
Lương Thị Lanh