Về thẩm quyền chứng thực:
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính: Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. UBND cấp xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản.
Về chứng thực các hợp đồng, giao dịch: Do trên địa bàn tỉnh Long An đã thực hiện chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, nên UBND cấp huyện và UBND cấp xã không thực hiện việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, các hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã nơi đã thực hiện chứng thực trước đây.
Về việc chứng thực bản sao từ bản chính:
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (Điều 19). Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (khoản 1 Điều 20).
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp (khoản 2 Điều 20).
Về việc chứng thực chữ ký: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23).
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người đó ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực (khoản 3 Điều 24).
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24).
Về người dịch và việc chứng thực chữ ký người dịch: Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch (Điều 30).
Đối với cộng tác viên dịch thuật: Phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt. Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.
Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư phápnhưng có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định tại Điều 27 thì có quyền tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch (khoản 2 Điều 31).
Về thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với các trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì được kéo dài thời hạn.
Về chế độ lưu trữ: Thời hạn lưu trữ giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch là 02 (hai) năm; thời hạn lưu trữ bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ là 20 năm. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
Về sử dụng sổ, mẫu chứng thực: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định mẫu của 04 loại sổ chứng thực: Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Để việc in sổ sử dụng thống nhất tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã, kể từ ngày 10/4/2015, Phòng Tư pháp căn cứ vào nhu cầu của địa phương để in mẫu sổ cho cấp xã hoặc tham mưu UBND cấp huyện chỉ đạo UBND cấp xã tự in sổ để sử dụng đối với 4 loại mẫu sổ chứng thực theo hướng dẫn cụ thể sau: In theo cỡ giấy A4, theo khổ dọc của giấy, các sổ phải có gáy, nội dung của gáy sổ phải ghi rõ tên sổ, ngày, tháng, năm mở sổ và ngày, tháng, năm khóa sổ, độ dày của sổ trung bình là 200 trang, từng trang phải đánh số thứ tự (từ số 01 đến hết số), bìa sổ in bằng giấy cứng./.
Phan Đức Bộ - CV phòng PBGDPL STP Long An, CMT số 301032794