Kết quả của hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch là cơ sở để nhà nước hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng... và tổ chức thực hiện có hiệu quả các chính sách đó. Một hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch đầy đủ, chính xác, được cập nhật kịp thời, thường xuyên sẽ là nguồn thông tin hết sức quý giá hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các chính sách xã hội một cách chính xác, có tính khả thi, cung cấp những thông tin cơ bản về tình hình dân cư (cơ cấu dân số theo độ tuổi, giới tính, dân tộc, tôn giáo, nơi cư trú, tỷ suất sinh, chết và phát triển dân số; tình hình hôn nhân...). Ngoài ra, đăng ký và quản lý hộ tịch có vai trò to lớn đối với việc bảo đảm trật tự an toàn xã hội... Tuy nhiên, trong một thời gian dài trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn làm theo cách ghi chép thủ công nên dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót, hiệu quả khai thác hệ thống dữ liệu hộ tịch bằng giấy không cao.
Trước thực trạng như nêu trên và với ý nghĩa hết sức quan trọng của việc khai thác, sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch phục vụ cho các yêu cầu quan trọng của thành phố, cũng như chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc triển khai thi hành Luật Hộ tịch, trong những năm gần đây các cấp, các ngành tại thành phố Đà Nẵng đã có sự quan tâm chỉ đạo, đầu tư kinh phí triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Việc trang bị hạ tầng kỹ thuật
Hiện nay 100% cán bộ làm công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và Tư pháp hộ tịch phường, xã) đều được trang bị máy vi tính để sử dụng cho việc tiếp nhận và đăng ký hộ tịch. Riêng về máy in, được bố trí sử dụng chung cho các cán bộ làm công tác hộ tịch trong đơn vị (Phòng hành chính tư pháp -Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp các quận, huyện). Một số UBND phường bố trí máy in riêng cho cán bộ làm công tác hộ tịch, còn lại đa số cán bộ làm công tác hộ tịch tại phường, xã sử dụng chung máy in tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường, xã.
Về đường truyền kết nối internet, tại địa bàn thành phố Đà Nẵng 100% số máy vi tính sử dụng trong đăng ký, quản lý hộ tịch đều được kết nối internet. Về cơ bản chất lượng đường truyền internet đảm bảo, thông suốt, phục vụ tốt cho việc sử dụng trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hộ tịch. Tuy nhiên, ở một số thời điểm vẫn bị nghẽn cục bộ do cùng lúc nhiều người truy cập, sử dụng phần mềm để tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch
Thành phố Đà Nẵng đã ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm trong việc tiếp nhận, đăng ký và quản lý hộ tịch tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp các quận, huyện và UBND các phường, xã từ tháng 9 năm 2014. Phần mềm ứng dụng được xây dựng trên nền tảng Chính phủ điện tử từ nguồn mở Open eGov Platform do Công ty cổ phần công nghệ DTT phát triển.
Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch đang triển khai tại thành phố Đà Nẵng được kết nối trực tiếp 03 cấp phường, quận, thành phố. Tuy nhiên, do phần mềm này được xây dựng dưới mô hình phần mềm tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính tại các đơn vị giải quyết thủ tục hành chính nên việc phân quyền trong quản lý, theo dõi sự vận hành, sử dụng phần mềm, việc xử lý hồ sơ trên phần mềm vẫn còn một số bất cập. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp theo dõi, kiểm tra, nắm được kết quả về số lượng hồ sơ hộ tịch, thông tin cá nhân của từng hồ sơ hộ tịch do UBND các phường xã đã giải quyết thông qua hệ thống “sổ hộ tịch” trên phần mềm. Riêng về kiểm tra thời hạn giải quyết từng hồ sơ của cơ quan đăng ký hộ tịch đúng hạn, sớm hạn hay trể hạn lại phân quyền cho Sở Nội vụ theo dõi, thực hiện.
Mặc dù thời gian triển khai ứng dụng phần mềm vào đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương chưa dài (triển khai từ 9/2014), tuy nhiên, nhìn chung việc đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng ổn định, chính xác, hạn chế được sai sót trong các giấy tờ hộ tịch của người dân. Qua một thời gian triển khai ứng dụng phần mềm trong đăng ký và quản lý hộ tịch cho thấy có nhiều tiện ích, hiệu quả cụ thể như sau:
- Quản lý, theo dõi được thông tin, dữ liệu từng hồ sơ hộ tịch được đăng ký như khai sinh, kết hôn, khai tử...
- Cập nhật dữ liệu hộ tịch đã đăng ký trước thời điểm triển khai phần mềm vào đăng ký hộ tịch (UBND các phường, xã đã đồng loạt thực hiện việc cập nhật dữ liệu hộ tịch đã đăng ký thủ công các năm trước đây vào phần mềm);
- Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp theo dõi, cập nhật được dữ liệu hộ tịch do UBND phường, xã đã đăng ký;
- Thời gian giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân được rút ngắn vì thông qua việc giải quyết hồ sơ hộ tịch trên phần mềm đã giảm được tối đa thời gian cán bộ hộ tịch phải đánh máy vi tính nhiều lần. (ví dụ: cấp bản sao giấy tờ hộ tịch chỉ cần khai thác thông tin hộ tịch đã đăng ký lưu trữ trong phần mềm, không cần soạn thảo lại bản sao giấy tờ hộ tịch trên Microsoft Word.)
- Kết quả đăng ký hộ tịch (các thông tin về cá nhân) được tự động kết nối, tích hợp với phần mềm cơ sở dữ liệu dân cư thành phố Đà Nẵng do Công an thành phố quản lý, phục vụ cho công tác theo dõi, quản lý dân cư.
- Công dân có thể đăng ký các dịch vụ công trực tuyến thuộc lĩnh vực hộ tịch thông qua phần mềm đang triển khai.
Bên cạnh những kết quả đạt được cũng như tiện ích mang lại nêu trên, việc triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch vẫn gặp những khó khăn, vướng mắc nhất định sau:
- Do chưa có quy định rõ về nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm nên việc bảo mật, bảo đảm an toàn của hệ thống chưa cao, chưa xác định rõ cơ quan nào là cơ quan chịu trách nhiệm quản lý phần mềm, việc phân quyền theo dõi, tiếp cận, khai thác phần mềm cũng chưa cụ thể.
- Hệ thống biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm Thông tư của Bộ Tư pháp thời gian qua thay đổi thường xuyên ảnh hưởng đến việc phải cài đặt lại biểu mẫu trong phần mềm mất nhiều thời gian, làm gián đoạn việc sử dụng phần mềm cho việc tiếp nhận, đăng ký hồ sơ hộ tịch tại địa phương.
- Cán bộ làm công tác hộ tịch tại phường, xã phần nhiều chưa qua đào tạo bài bản về công nghệ thông tin; phải thay đổi, chuyển đổi vị trí công tác nên gặp khó khăn, hạn chế trong việc sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc.
3. Đề xuất, kiến nghị liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch
Để khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong việc triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch như nêu trên, đồng thời để có cơ sở cho các địa phương trong việc triển khai thực hiện các quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch được quy định tại Chương V Luật Hộ tịch được thống nhất, đảm bào đúng quy định, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng có một số ý kiến đề xuất, kiến nghị như sau:
Thứ nhất, Bộ Tư pháp tham mưu Chính phủ sớm có Đề án về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trong đó, quan tâm nhất là phải xây dựng phần mềm về đăng ký và quản lý hộ tịch mẫu để các địa phương ứng dụng thực hiện thống nhất. Phần mềm mẫu do Trung ương xây dựng cần đảm bảo được sự kết nối với các phần mềm do các địa phương đã và đang ứng dụng, tránh việc không có sự tương tác dẫn đến phải hủy bỏ các phần mềm địa phương xây dựng, đang ứng dụng.
Thứ hai, song song với việc xây dựng phần mềm về đăng ký và quản lý hộ tịch mẫu, Bộ Tư pháp tham mưu Chính phủ sớm có quy định về sự phối hợp giữa các bộ, ngành và UBND các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm đảm bảo việc quản lý, khai thác, cập nhật được bảo mật, an toàn, chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền được quy định mới được tiếp cận, khai thác.
Thứ ba, đề nghị Bộ Tư pháp hạn chế đến mức thấp nhất việc thay đổi hệ thống biểu mẫu hộ tịch, nhất là các biểu mẫu về Quyết định, Giấy tờ hộ tịch để các địa phương không phải cài đặt, thay đổi biểu mẫu trong phần mềm./.