Đăng ký, quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng luôn được Đảng và nhà nước ta quan tâm thực hiện qua các thời kỳ. Thông qua đăng ký và cấp phát giấy tờ hộ tịch sẽ tạo tiền đề pháp lý để công dân chứng minh về nhân thân khi hưởng quyền và làm nghĩa vụ, thực hiện các thủ tục hành chính, tham gia giao dịch... theo quy định pháp luật. Đồng thời thông qua quản lý, thống kê hộ tịch giúp cho nhà nước nắm vững tình hình dân cư, tạo cơ sở để nhà nước công nhận và bảo vệ quyền con người; quyền và nghĩa vụ công dân, cũng như có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng và an ninh của đất nước.
Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận, góp phần quan trọng bảo đảm quyền con người, quyền công dân, cũng như quản lý dân cư nói chung. Tuy nhiên, trong bối cảnh của đất nước chuyển sang giai đoạn phát triển mới, tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng; việc dịch chuyển dân dân cư trong nước và quốc tế ngày càng gia tăng, thì công tác đăng ký, quản lý hộ tịch đã phát sinh những tồn tại, bất cập, kể cả về thể chế và tổ chức thi hành, đòi hỏi nhà nước sửa đổi, hoàn thiện hóa để đảm bảo ngày càng tốt hơn quyền và lợi ích của người dân. Trên tinh thần đó, Quốc hội khóa XIII thông qua Luật hộ tịch năm 2014 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016) là bước đột phá trong công tác đăng ký, quản lý hộ tich. Khi triển khai Luật Hộ tịch năm 2014, việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch từ cấp tỉnh về cấp huyện sẽ được thực hiện, sẽ tạo ra những cơ hội lớn và những thách thức cho Phòng Tư pháp cấp huyện – cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý và đăng ký hộ tịch tại địa phương
I. Đánh giá tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch địa phương:
1. Sự chỉ đạo, điều hành của cấp ủy, chính quyền:
Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện luôn quan tâm đến công tác quản lý và đăng ký hộ tịch tại địa phương, tạo mọi điều kiện về cơ sở vật chất (máy tính, đường truyền kết nối mạng) cũng như nơi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục giải quyết đăng ký của công dân trên địa bàn. Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được thực hiện tại tổ tiếp nhận và trả hồ sơ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, đảm bảo giải quyết hồ sơ theo quy định pháp luật, thuận tiện cho người dân đến liên hệ, đăng ký nhận và trả kết quả.
Để công tác hộ tịch đạt hiệu quả và đúng quy định pháp luật, Lãnh đạo Phòng Tư pháp huyện đã bố trí một chuyên viên thực hiện việc tiếp nhận và trả hồ sơ hộ tịch. Luôn tạo điều kiện để chuyên viên tham gia các khóa tập huấn về công tác hộ tịch do Sở Tư pháp Thành phố tổ chức.
Phòng Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã-thị trấn tổ chức bố trí cán bộ thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ (tùy tình hình nhân sự ở xã-thị trấn, có nơi bố trí cán bộ tư pháp, có nơi cán bộ văn phòng phụ trách việc tiếp nhận hồ sơ).
Phòng Tư pháp cũng thường xuyên tập huấn nghiệp vụ hộ tịch cho công chức tư pháp, hộ tịch; thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ và có văn bản thông tin về các hướng dẫn nghiệp vụ do Bộ tư pháp và Sở Tư pháp thành phố ban hành cũng như tạo điều kiện để công chức viên tham gia các khóa tập huấn về công tác hộ tịch do Sở Tư pháp Thành phố tổ chức.
2. Sự phối hợp của cơ quan liên quan trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch:
Luôn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan liên quan trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Cụ thể Thường trực Ủy ban nhân dân huyện quan tâm chỉ đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc luân chuyển ngay hồ sơ hộ tịch do phòng Tư pháp tham mưu và trình lãnh đạo huyện ký duyệt nhằm đảm bảo đúng thời gian quy định.
Ủy ban nhân dân huyện quan tâm bố trí một kho lưu trữ giấy tờ hộ tịch nằm trong khuôn viên Ủy ban nhân dân huyện và trang bị đầy đủ cơ sở vật chất (tủ, bàn, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy, kinh phí đóng bìa sổ bộ hộ tịch và kinh phí phòng, chống mối mọt) đảm bảo cho công tác lưu trữ giấy tờ hộ tịch được lâu dài.
3. Đội ngũ công chức tại Phòng Tư pháp:
Số lượng công chức được trong năm 2015 cho Phòng Tư pháp là 10 biên chế, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 2 phó trưởng phòng và 7 chuyên viên. Tất cả 10/10 biên chế đều có trình độ chuyên môn là cử nhân luật (trong đó có 1 thạc sĩ và 1 đang theo học cao học luật). Về giới tính có 5 nam, 5 nữ, tuổi đời bình quân là 30 tuổi, trong đó trên 40 tuổi chiếm 20%, dưới 40 tuổi chiếm 80%. Về thâm niên công tác tư pháp có đồng chí trên 20 năm công tác, bên cạnh đó có một số chuyên viên mới nhận nhiệm vụ trong năm 2015. Nói chung đội ngũ công chức tư pháp tại Phòng đảm bảo tốt yêu cầu, nhiệm vụ công tác, nhiệt tình, năng nỗ và yêu nghề.
4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Phòng Tư pháp:
Phòng được bố trí một nơi làm việc trong trụ sở Ủy ban nhân dân huyện được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ công tác của ngành. Trang bị hệ thống máy vi tính được kết nối mạng internet, máy in tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chuyên môn. Ngoài ra Phòng còn được Ủy ban nhân dân huyện bố trí 01 quầy tại tổ Tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện trang bị tốt các điều kiện vật chất như: bố trí vị trí riêng một quầy tiếp nhận hồ sơ hộ tịch, được trang bị 01 máy vi tính nối mạng, máy in và một phần mềm quản lý hộ tịch để quản lý việc theo dõi công tác hộ tịch để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tham gia thực hiện thủ tục hành chính.
II. Những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định Luật hộ tịch
Thực hiện việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch năm 2014 từ cấp tỉnh về cấp huyện sẽ đặt ra những thuận lợi lớn và những thách thức cho UBND cấp huyện và Phòng Tư pháp như sau:
1. Thuận lợi:
1.1. Các Kế hoạch triển khai thi hành Luật hộ tịch của Thủ tướng chính phủ (ban hành kèm theo Quyết định số 59/QĐ-TTg ngày 15 tháng 01 năm 2015) Bộ trưởng Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 1057/QĐ-BTP ngày 09 tháng 6 năm 2015) và những chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố đã tạo điều kiện thuận lợi cho cấp huyện trong công tác chuẩn bị để triển khai Luật Hộ tịch tại địa phương, cụ thể trong đó là công tác hướng dẫn nghiệp vụ giải quyết hồ sơ, công tác nhân sự, công tác trang bị điều kiện, cơ sở vật chất... để phục vụ quá trình chuyển giao.
1.2. Việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch từ cấp tỉnh về cấp huyện trong một chừng mực nhất định là việc nhà nước đánh giá cao chất lượng tác nghiệp, thu lý và giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch của cán bộ cấp huyện, giao thêm thẩm quyền cho cấp huyện, đồng thời tạo điều kiện thuận tiện cho công dân khi liên hệ giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại địa phương (mà trước đây phải đến Sở Tư pháp). Đây là quá trình cụ thể hóa cải cách hành chính theo chủ trương của Đảng và nhà nước.
1.3 Đội ngũ công chức tại Phòng Tư pháp cấp huyện được chuẩn hóa vài năm nay về trình độ chuyên môn, cộng thêm với nhiệt tình, nỗ lực, thâm niên công tác tư pháp cộng với sức trẻ là một trong những thuận lợi cơ bản khi tiếp nhận chuyển giao thẩm quyền này
2. Khó khăn:
2.1. Khó khăn đầu tiên trong việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch đối với Phòng Tư pháp huyện là áp lực của nhiệm vụ công tác mâu thuẩn với biên chế được cấp. Nhiệm vụ được giao thêm nhưng biên chế không được tăng thêm.
Theo Điều 5 Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và công chức tư pháp của Ủy ban nhân dân cấp xã hiện nay Phòng Tư pháp cấp huyện có 16 lĩnh vực công tác bao gồm: công tác tham mưu, chỉ đạo điều hành; công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; công tác theo dõi thi hành pháp luật; công tác kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; công tác kiểm soát thủ tục hành chính; công tác phổ biến giáo dục pháp luật; công tác quản lý nhà nước về hòa giải cơ sở; công tác hộ tịch; công tác chứng thực; công tác bồi thường nhà nước; công tác trợ giúp pháp lý; công tác quản lý thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; công tác xây dựng ngành; công tác thi hành án dân sự, hành chính, phối hợp quản lý nhà nước về luật sư, tư vấn pháp luật; công tác lý lịch tư pháp; chế độ thông tin báo cáo.
Trong 16 nhiêm vụ công tác này thì có 3 nhiệm vụ công tác được giao từ năm 2012 trở lại đây là: công tác theo dõi thi hành pháp luật, công tác quản lý pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính và công tác kiểm soát thủ tục hành chính, nhưng từ năm 2012 đến nay, số lượng biên chế cấp cho Phòng Tư pháp không tăng (năm 2012: 10 biên chế, năm 2015 vẫn 10 biên chế). Ngày 08 tháng 6 năm 2015, Ủy ban nhân dân Thành phố có Công văn 3086/UBND-VX tiếp tục khẳng định về việc không tăng biên chế công chức và số người làm việc trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập. Việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch từ cấp tỉnh về cấp huyện sẽ gia tăng áp lực cho Phòng Tư pháp nếu không tăng biên chế trong năm 2016 khi triển khai thi hành Luật hộ tịch.
Theo pháp luật về hộ tịch hiện hành (Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2015) Phòng Tư pháp huyện tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện thực hiện 7 thủ tục hành chính về đăng ký hộ tịch bao gồm:
- Thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên
- Thủ tục bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi
- Thủ tục xác định lại giới tính
- Thủ tục xác định lại dân tộc
- Thủ tục điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi
- Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh
- Thủ tục cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn)
Trong năm 2014, tại huyện Bình Chánh giải quyết hồ sơ đối với 7 thủ tục này gồm:
- Cấp lại bản chính giấy khai sinh: 178 trường hợp
- Thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi: 100 trường hợp.
- Cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn): 68 trường hợp.
Tổng cộng: 346 trường hợp
Trong số 346 trường hợp hồ sơ hộ tịch giải quyết trong năm 2015, có hồ sơ giải quyết trong buổi hoặc trong ngày làm việc (như cấp bản sao giấy tờ hộ tịch, cấp lại bản chính giấy khai sinh), có những hồ sơ phải tiến hành xác minh, thụ lý hồ sơ từ 3 đến 5 ngày làm việc (như hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch)...
Khi Luật hộ tịch năm 2014 có hiệu lực, thì ngoài 7 thủ tục hành chính về đăng ký hộ tịch đang giải quyết, Phòng tư pháp huyện còn tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện 16 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch được chuyển giao từ Sở Tư pháp thành phố (đính kèm phụ lục 1)
Căn cứ vào số liệu hồ sơ hộ tịch được thụ lý trong năm 2014, theo số liệu thống kê của Phòng Hộ tịch Sở Tư pháp, khi thực hiện chuyển giao về Phòng Tư pháp khi Luật hộ tịch năm 2014 có hiệu lực thì trung bình mỗi Phòng Tư pháp cấp huyện sẽ thực hiện thêm bình quân 156 hồ sơ hộ tịch/năm (của 16 thủ tục hành chính được chuyển giao) bao gồm:
- Thủ tục đăng ký khai sinh: 6 trường hợp/năm.
- Thủ tục đăng ký kết hôn: 114 trường hợp/năm.
- Thủ tục đăng ký khai tử: 10 trường hợp/năm.
- Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài: 13 trường hợp/năm.
- Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con: 13 trường hợp/năm.
Đặc biệt những thủ tục này không đơn giản để giải quyết trong ngày làm việc, mà phức tạp và cần xác minh, thụ lý trong nhiều ngày làm việc như trong lĩnh vực kết hôn có yếu tố nước ngoài (phỏng vấn, xác minh mục đích kết hôn), thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài ....
2.2. Khó khăn tiếp theo là trình tự, thủ tục cụ thể để căn cứ pháp lý và giải quyết một số loại hồ sơ hộ tịch khi Luật hộ tịch năm 2014 được triển khai. Cụ thể cần phải có những Nghị định, Thông tư hướng dẫn, quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch tại khoản 3 Điều 14 (về cấp sổ định danh cá nhân cho người đăng ký khai sinh), khoản 3 Điều 16 (việc đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha mẹ, trẻ em sinh ra do mang thai hộ, việc xác định quê quán của trẻ bị bỏ rơi...) khoản 3 Điều 36 (thủ tục đăng ký khai sinh đối với trẻ sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam mà có cả cha, mẹ là công dân Việt Nam hoặc chỉ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam), khoản 4 Điều 38 (về việc bổ sung giấy tờ hồ sơ đăng ký kết hôn; việc phỏng vấn, xác minh mục đích kết hôn khi giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn...). Nếu không được hướng dẫn và quy định chi tiết, sẽ rất khó khăn cho địa phương khi thụ lý và giải quyết hồ sơ khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành.
2.3. Khó khăn cuối cùng là việc trang bị điều kiện, cơ sở vật chất cho Phòng Tư pháp cấp huyện khi chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch từ cấp tỉnh về khi Luật Hộ tịch có hiệu lực. Cấp huyện cần phải được trang bị phòng ốc khang trang để thực hiện việc phỏng vấn, xác định mục đích kết hôn, trao giấy chứng nhận kết hôn cho các bên đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài. Nếu công tác này không được chuẩn bị tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn đến bộ mặt của nền hành chính đất nước.
3. Kiến nghị, đề xuất
Từ những khó khăn và thuận lợi đã nêu, UBND huyện Bình Chánh có một số kiến nghị và đề xuất cấp lãnh đạo như sau:
3.1. Đề xuất UBND thành phố tăng thêm biên chế cho Phòng Tư pháp cấp huyện để có đủ nhân sự thực hiện công tác tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện công tác quản lý và đăng ký hộ tịch theo quy định. Trong điều kiện Thành phố không tăng thêm biên chế, đề nghị có cơ chế hoặc chỉ đạo cấp huyện điều chỉnh các biên chế trong phạm vi huyện để tăng thêm cho Phòng Tư pháp 01 biên chế trong năm 2016, hoặc có cơ chế tăng cho Phòng một suất hợp đồng lao động hoặc có chế độ làm thêm giờ để giải quyết tình thế đối với áp lực công việc tăng thêm trong năm 2016 khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành.
3.2. Kiến nghị các ngành kịp thời tham mưu Chính phủ ban hành các Nghị định như Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Nghị định về việc quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thủ tục đăng ký trực tuyến; Nghị định quy định về thủ tục cấp số định danh cá nhân cho trẻ em khi đăng ký khai sinh... Kiến nghị các Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao, Bộ Tài chính kịp thời ban hành các Thông tư quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Thông tư liên tịch quy định về thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch, việc cấp bản sao trích lục hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài; Thông tư quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch.... để khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành, các địa phương có cơ sở thụ lý và giải quyết các hồ sơ hộ tịch đúng quy định.
3.3 Kiến nghị Ủy ban nhân dân Thành phố, tạo điều kiện và trang bị đầy đủ, cơ bản về cơ sở vật chất để kịp thời triển khai khi Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành, trong đó chú ý trang bị các phòng ốc khang trang để thực hiện phỏng vấn, trao giấy chứng nhận kết hôn cho công dân nước ngoài và các kho lưu trữ hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tich./.