1. Về chứng thực hợp đồng, giao dịch
1.1. Về việc lưu hồ sơ
- Một số địa phương sắp xếp Hồ sơ lưu trữ chưa khoa học, chưa theo thứ tự hồ sơ và trình tự thời gian nên khó khăn trong việc tra cứu.
- Một số địa phương không bố trí tủ lưu riêng hồ sơ, sổ chứng thực nên để chung với các tài liệu lưu trữ khác, gây khó khăn cho việc tìm kiếm.
1.2. Về thành phần hồ sơ
- Một số hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch lưu thiếu những giấy tờ pháp luật đã quy định phải có trong thành phần hồ sơ như:
+ Phiếu yêu cầu chứng thực.
+ Bản sao Chứng minh nhân dân (CMND) của những người tham gia giao kết hợp đồng, hoặc có CMND nhưng đã hết hạn sử dụng.
+ Bản sao Sổ hộ khẩu gia đình của các bên nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất. + Một số hồ sơ chỉ lưu được hợp đồng, không có giấy tờ kèm theo; một số hợp đồng không đóng dấu giáp lai.
+ Không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản khi tham gia giao dịch (như hợp đồng thuê nhà ở nhưng không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà ở).
+ Có trường hợp bên thuê nhà là tổ chức, người đại diện ký hợp đồng thuê là Phó Giám đốc Trung tâm, nhưng không có ủy quyền theo quy định.
- Một số hợp đồng thể hiện chỉ có một người đứng tên trong hợp đồng, nhưng không có giấy tờ chứng minh quyền về tài sản riêng của người đó đối với tài sản được giao dịch (hoặc văn bản ủy quyền).
- Hợp đồng thế chấp thiếu biên bản định giá tài sản. - Một số trường hợp dùng giấy xác nhận, đơn xin xác nhận, quyết định ly hôn, bằng tổ quốc ghi công để chứng minh tình trạng hôn nhân mà không có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Tài sản có nguồn gốc từ nhận tặng cho cá nhân, nhưng lại có sự tham gia của (chồng hoặc vợ, con) cùng ký vào hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó. Bên cạnh đó, một số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã ghi tên cả hai vợ chồng nhưng chỉ một bên vợ hoặc chồng đứng tên thế chấp và ký hợp đồng mà không có các giấy tờ chứng minh tại thời điểm ký kết hợp đồng đã chuyển thành tài sản riêng của người đó (hoặc văn bản ủy quyền).
- Trong một số trường hợp, hồ sơ lưu thể hiện chưa xóa thế chấp nhưng lại được tiếp tục đem ra thế chấp tại một tổ chức tín dụng khác. -
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế/văn bản khai nhận di sản/văn bản từ chối nhận di sản, nhưng không đề cập đến việc có di chúc hay không; thiếu giấy tờ chứng minh người để lại di sản đúng là người có quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản. Thời hạn niêm yết chưa đủ 30 ngày theo quy định.
Một số trường hợp bỏ qua thủ tục phân chia di sản thừa kế khi tặng cho hoặc chuyển nhượng tài sản là di sản thừa kế (hồ sơ lưu chỉ có biên bản họp gia đình về việc tặng, cho quyền sử dụng đất là di sản thừa kế cho một vài thành viên khác của gia đình, nhưng vẫn được chứng thực (người thực hiện chứng thực chưa hướng dẫn cho người dân làm thủ tục phân chia di sản thừa kế trước khi làm thủ tục tặng, cho tài sản).
Bên cạnh đó, có trường hợp cùng một thời điểm UBND chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế nhưng lại yêu cầu người được hưởng di sản lập thêm văn bản khai nhận di sản và văn bản từ chối nhận di sản.
- Một số trường hợp chứng thực việc thỏa thuận phân chia di sản nhưng không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha - mẹ - con.
1.3. Về hợp đồng, giao dịch
- Nhiều hợp đồng không đánh số thứ tự trang.
- Một số hợp đồng không ghi ngày, tháng, năm.
- Thiếu chữ ký tắt của các bên tham gia hợp đồng vào từng trang của hợp đồng; thiếu chữ ký tắt của người có thẩm quyền chứng thực.
Một số trường hợp không có chữ ký người của người tham gia hợp đồng vào từng trang của hợp đồng, chỉ ghi họ và tên.
- Trong một số hồ sơ lưu thể hiện các bên tham gia hợp đồng thế chấp ký tại hội sở của tổ chức tín dụng (ngoài trụ sở UBND xã), không ký trước mặt người ký chứng thực.
- Một số trường hợp nội dung hợp đồng không phù hợp với tiêu đề và lời chứng (tiêu đề và lời chứng thể hiện là hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, nhưng nội dung là sự thỏa thuận của các bên về việc thuê tài sản gắn liền với đất); nội dung hợp đồng ghi không đầy đủ địa danh của 03 cấp hành chính (có hợp đồng chỉ ghi xã, tỉnh, không ghi huyện, có trường hợp ghi xã, huyện không ghi tỉnh).
- Có hợp đồng thuê nhà nội dung thể hiện khá đơn giản, không ghi thời gian giao nhà, thời hạn thuê, không quy định phương thức giải quyết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của hai bên thuê và cho thuê.
- Có trường hợp UBND xã thực hiện xác nhận chữ ký trong hợp đồng thuê nhà ở nông thôn (phải làm theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch).
- Một số hợp đồng vay tài sản thiếu nội dung quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên.
1.4. Về lời chứng
- Nội dung lời chứng: nhiều nội dung lời chứng ghi không đúng theo mẫu lời chứng, thiếu nội dung "Các bên giao kết đã đọc (hoặc nghe người thực hiện chứng thực đọc) hợp đồng, đã đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng và đã ký (hoặc điểm chỉ) vào hợp đồng này trước sự có mặt của tôi"; lời chứng và hợp đồng ghi sai thuật ngữ pháp lý: dùng cụm từ “tài sản” thay cho “di sản”; dùng cụm từ “trên đất” thay cho “với đất”; dùng cụm từ“của bên thứ ba” thay cho “...để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ của người khác”.
- Lời chứng của hợp đồng thế chấp không ghi tên của người đại diện của tổ chức tín dụng tham gia giao kết hợp đồng; đại diện bên nhận thế chấp ký nhưng không ghi rõ chức danh. Hợp đồng thế chấp gồm có 03 bên (bên thế chấp, bên nhận thế chấp, bên vay vốn) nhưng lời chứng chỉ chứng nhận 02 bên (bên thế chấp và bên nhận thế chấp). - Lời chứng không ghi họ và tên người có thẩm quyền ký chứng thực.
2. Về chứng thực chữ ký
- Một số xã chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với những ủy quyền đơn giản nhưng nội dung Giấy ủy quyền lại không ghi về thời hạn ủy quyền, không ghi rõ họ tên của người được ủy quyền (chỉ ghi tên), không có chữ ký của người ủy quyền.
- Một số trường hợp không ghi phần lời chứng, hoặc có ghi nhưng không đúng theo mẫu quy định.
- Một số trường hợp liên quan đến ủy quyền để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản (ủy quyền chuyển nhượng quyền sử dụng đất) theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP phải được lập thành hợp đồng, nhưng lại được lập thành Giấy ủy quyền và UBND cấp xã chứng thực chữ ký
3. Về chứng thực bản sao từ bản chính
- Việc ghi sổ và sắp xếp hồ sơ lưu chưa khoa học, còn lặp số, bỏ số hoặc thiếu hồ sơ lưu; nhiều trường hợp số thứ tự ghi trong sổ chứng thực không trùng số với bản sao lưu trữ.
4. Về sổ chứng thực
- Một số địa phương không lập sổ giấy mà trực tiếp cập nhật vào dữ liệu trên máy tính nhưng không kịp thời in ra đóng thành sổ.
- Một số địa phương lập sổ chứng thực không đúng theo mẫu quy định.
- Một số việc không phải là chứng thực nhưng vẫn được ghi trong Sổ Chứng thực chữ ký (như xác nhận quá trình công tác, xác nhận hồ sơ kháng chiến…).
* Nhận định chung
Với những nội dung đã nêu ờ trên cho thấy, hiện tại vẫn còn nhiều thiếu sót trong nghiệp vụ chứng thực tại các địa phương được kiểm tra. Đa số các địa phương đã nghiêm túc nhìn nhận thiếu sót và bảo đảm sẽ khắc phục ngay; cũng có địa phương giải trình khi thụ lý hồ sơ giải quyết từng loại việc chứng thực đã bảo đảm đầy đủ thủ tục, nhưng khi lưu thì thiếu một số giấy tờ so với hồ sơ gốc. Tuy nhiên, thiếu sót nào cũng cần sớm được khắc phục, đặc biệt là đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, nếu không tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật sẽ tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cho chính những người tham gia giao kết hợp đồng. Trách nhiệm đặt ra cho các Sở Tư pháp là cần định kỳ mở các lớp tập huấn giúp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho công chức làm công tác chứng thực trong địa phương (đặc biệt là những công chức mới được giao thực hiện nhiệm vụ), đồng thời tăng cường kiểm tra, kịp thời chấn những sai sót trong quá trình thực hiện chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã. Bên cạnh đó, bản thân các công chức làm công tác chứng thực cũng cần đầu tư thời gian nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm, bảo đảm nắm vững quy định của pháp luật để tham mưu, giúp UBND thực hiện nhiệm vụ được giao theo đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục mà pháp luật đã quy định; trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề gì mới phát sinh thì cần trao đổi, xin ý kiến cơ quan Tư pháp cấp trên để được hướng dẫn kịp thời./.
Lương Thị Lanh