- Do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể về những trường hợp không được chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng việc chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch còn diễn ra phổ biến, tức là những việc về bản chất là hợp đồng, giao dịch, đáng lẽ phải được chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, nhưng các bên đã lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực và đơn giản hóa thủ tục (VD: các bên yêu cầu chứng thực chữ ký trong văn bản chuyển nhượng quyền sử dụng đất…) Do đó, để khắc phục tình trạng này, đề nghị cần có quy định những việc đã được pháp luật quy định phải chứng thực theo trình tự, thủ tục riêng (VD: hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận phân chia di sản…) thì không được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký đối với những loại việc này (trừ những việc đã có hướng dẫn cụ thể như chứng thực chữ ký trong Giấy bán, tặng cho xe của cá nhân…).
- Bên cạnh đó, cũng do pháp luật chưa có quy định cụ thể về những trường hợp không được chứng thực chữ ký nên hiện nay việc chứng thực chữ ký chưa được áp dụng thống nhất, có sự lẫn lộn giữa hoạt động chứng thực chữ ký với các hoạt động có tính chất xác nhận hành chính khác của chính quyền địa phương. VD: một số loại việc về bản chất là xác nhận hành chính như: xác nhận kê khai tài sản, kê khai vốn, xác nhận hồ sơ vay vốn, xác nhận kê khai thu nhập, xác nhận hoàn cảnh gia đình... trên thực tế cũng được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký. Do đó, đề nghị cần xem xét phân định rõ những loại việc nào thì được chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký, những loại việc nào cần được xác nhận theo trình tự, thủ tục riêng, tránh tình trạng lạm dụng thủ tục chứng thực chữ ký như hiện nay. Sự phân định này sẽ đảm bảo giá trị pháp lý cho những loại việc cụ thể cần xác nhận, đồng thời xác định rõ trách nhiệm pháp lý của người xác nhận, người yêu cầu xác nhận; góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch.
- Hiện nay, pháp luật về chứng thực cũng chưa có quy định cụ thể đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký mất năng lực hành vi dân sự hoặc văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội …, do đó dẫn đến khó khăn, lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực khi gặp phải những trường hợp này. Bên cạnh đó, việc chứng thực chữ ký của nhiều người trên cùng một văn bản cũng chưa có quy định cụ thể nên một số cơ quan thực hiện chứng thực đã từ chối chứng thực chữ ký của nhiều người trên cùng một văn bản, gây khó khăn cho người yêu cầu chứng thực.
- Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ, UBND cấp huyện và cấp xã trên toàn quốc đã tổ chức triển khai thực hiện thủ tục chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc triển khai hoạt động chứng thực chữ ký theo cơ chế “một cửa” tại Phòng Tư pháp không phải trường hợp nào cũng thuận lợi mà ngược lại còn gây phiền hà, lãng phí về thời gian đối với người có yêu cầu chứng thực. Bởi vì, nếu Phòng Tư pháp không bố trí được Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng trực tại bộ phận “một cửa,” thì để thực hiện nguyên tắc ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký sau khi nộp hồ sơ ở “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” theo cơ chế “một cửa,” phải đến Phòng Tư pháp để thực hiện việc ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực rồi mới được nhận kết quả. Do đó, thiết nghĩ, về vấn đề này, cần có quy định riêng về việc áp dụng Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg một cách phù hợp đối với hoạt động chứng thực chữ ký để đảm bảo thuận lợi cho người dân.
- Bên cạnh đó, ngày 18/9/2014, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 3956/BTP-HTQTCT hướng dẫn Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc về vấn đề chứng thực chữ ký trên Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân. Theo nội dung Công văn này và Thông tư số 15/2014/TT- BCA của Bộ Công an, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải thì chỉ có UBND cấp xã mới có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân. Tuy nhiên, nếu theo quy định của pháp luật về chứng thực thì cả Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Vì vậy, sự mâu thuẫn này đã dẫn đến dễ vận dụng sai quy định của pháp luật khi áp dụng./.
Nguyễn Thu Hương