Tuy nhiên, trên thực tế những năm qua, tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã không đảm bảo được mục đích tốt đẹp như mong muốn của các nhà làm luật mà đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng “lạm dụng”. Trên thực tế, trong mọi trường hợp, phần lớn các cơ quan, tổ chức thường yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Mặc dù tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu, song hầu như rất ít cơ quan, tổ chức chịu áp dụng quy định này. Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng. Qua tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã thực hiện chứng thực hàng trăm triệu bản sao. Con số này cho thấy tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đã ở mức đáng báo động. Tình trạng này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.
Nguyên nhân của tình trạng này đã được một số quan điểm đề cập đến, chủ yếu là những nguyên nhân sau: 1. Nhiều văn bản quy phạm pháp luật của các cấp, các ngành quy định về giấy tờ phải nộp trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực mà không quy định theo hướng cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn xuất trình bản chính và bản sao để đối chiếu; 2. Một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý “ngại” đối chiếu, “sợ chịu trách nhiệm” nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính; 3. Người dân thường có tâm lý “tiện thể” nên mỗi lần “đi chứng thực” thường yêu cầu chứng thực luôn nhiều bản dù chưa có nhu cầu dùng đến để “để dành”; 4. Bên cạnh đó, một số ý kiến còn cho rằng do lệ phí chứng thực bản sao còn “quá rẻ” nên người dân thường yêu cầu chứng thực nhiều bản sao một cách vô tội vạ.
Tuy nhiên, theo quan điểm của cá nhân tôi thì còn một nguyên nhân sâu xa và rất quan trọng nữa dẫn đến tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, đó là pháp luật hiện hành quy định giá trị pháp lý của bản sao có chứng thực rất cao. Cụ thể, đó là: “ Bản sao được chứng thực từ bản chính ... có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch” (khoản 1 Điều 3 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký). Thực tế cho thấy, quy định này vừa không khả thi, vừa gián tiếp gây ra tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực. Bởi vì, trên thực tế, nhiều trường hợp cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ dù đương sự đã nộp bản sao có chứng thực nhưng vẫn yêu cầu phải xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu, làm mất đi giá trị của hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính. Không những thế, dù đã trực tiếp đối chiếu bản sao với bản chính nhưng các cơ quan, tổ chức này lại vẫn đòi hỏi người dân phải nộp bản sao có chứng thực vì không muốn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Như vậy, cái vòng luẩn quẩn này đã hết sức gây phiền hà, tăng thêm gánh nặng thủ tục hành chính cho người dân và làm mất đi tác dụng, ý nghĩa của hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính. Như vậy, có thể thấy tình trạng này còn có nguyên nhân sâu xa bắt nguồn từ việc pháp luật hiện hành quy định giá trị pháp lý của bản sao có chứng thực còn quá cao so với thực tế. Vì vậy các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dễ dựa vào quy định này, thậm chí “ỷ lại” vào quy định này nên thường quy định phải có bản sao có chứng thực trong thành phần hồ sơ để tạo độ an toàn pháp lý một cách quá mức cần thiết. Vì vậy, thiết nghĩ, để góp phần giảm thiểu tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, khắc phục tâm lý “sính” bản sao có chứng thực hiện nay, đề nghị pháp luật cần quy định theo hướng hạn chế giá trị pháp lý của bản sao có chứng thực. Cụ thể là: “Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong một số trường hợp pháp luật có quy định”. Cách quy định theo hướng này sẽ góp phần làm “hạn chế” giá trị pháp lý của bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng thực không đương nhiên có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong mọi trường hợp mà chỉ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong một số trường hợp nhất định pháp luật có quy định. Thiết nghĩ, việc quy định theo hướng này cùng với việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính sẽ góp phần hạn chế tình trạng cơ quan, tổ chức lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực. Khi các cơ quan, tổ chức đã không còn lạm dụng việc đòi hỏi phải có bản sao có chứng thực nữa thì tất yếu người dân sẽ không còn tâm lý “sính” chứng thực nhiều bản sao./.
Trần Hà