1. Công tác tuyên truyền, phổ biến nội dung, ý nghĩa của Chỉ thị 17/CT-TTg
Trên cơ sở chỉ đạo của UBND tỉnh, các đơn vị, địa phương tại Quảng Ninh đã tổ chức tuyên truyền, quán triệt Chỉ thị 17/CT-TTg đến mỗi cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh. Việc tuyên truyền được các đơn vị, địa phương thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như lồng ghép tại các buổi họp giao ban, họp Công đoàn, Đoàn thanh niên… Ngoài ra một số đơn vị ban hành văn bản yêu cầu các Phòng, đơn vị trực thuộc nghiêm túc thực hiện Chỉ thị 17/CT-TTg;
Đối với các đơn vị, địa phương có thủ tục hành chính, 100% cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính được tuyên truyền, quán triệt thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 17/CT-TTg. Đồng thời, tại các cơ quan này đều niêm yết công khai thành phần hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức ngoài việc tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính còn phải có trách nhiệm hướng dẫn, tuyên truyền để người dân hiểu và nắm rõ quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (nay là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký). Các đơn vị, địa phương khi tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính đã nghiêm túc thực hiện theo đúng nội dung Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Một số địa phương còn có một số hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng đến nhân dân trên địa bàn. Ví dụ: UBND huyện Tiên Yên đã ban hành 6.000 tờ gấp có nội dung quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp cho các xã, phường, thị trấn để phát đến tay người dân. Việc tuyên truyền, phổ biến nội dung Chỉ thị 17/CT-TTg còn được lồng ghép tại các hội nghị, các buổi sinh hoạt câu lạc bộ pháp luật, trợ giúp pháp lý. Ngoài ra hình thức tuyên truyền qua loa truyền thanh xã, phường cũng được một số địa phương áp dụng. Việc tuyên truyền rộng rãi đến nhân dân đã mang lại hiệu quả tích cực, phần nhiều người dân khi đến giải quyết thủ tục hành chính đã hiểu rõ và thực hiện theo đúng quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
2. Công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính
Thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg và Kế hoạch ban hành kèm theo Quyết định số 1949/QĐ-BTP ngày 20/8/2014 của Bộ Tư pháp, Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh đã chỉ đạo các đơn vị, địa phương tiến hành rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành và các văn bản do cơ quan, tổ chức trực thuộc ban hành... Kết quả rà soát cho thấy không có văn bản nào quy định về thủ tục hành chính có nội dung trái với quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Đồng thời, Sở Tư pháp với chức năng, nhiệm vụ được giao thường xuyên kiểm tra công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại các đơn vị, địa phương. Quá trình kiểm tra giúp phát hiện các vi phạm khi ban hành văn bản, về thể thức và nội dung. Qua công tác kiểm tra, Sở Tư pháp đã kịp thời có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục những sai sót và những vi phạm trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ.
3. Công tác kiểm soát thủ tục hành chính
Hàng năm các đơn vị, địa phương xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính và đơn giản hoá thủ tục hành chính, từ đó kịp thời phát hiện các thủ tục hành chính có những quy định bất cập về thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết để kiến nghị bãi bỏ hoặc cắt giảm nhằm đơn giản hoá các thủ tục hành chính.
Đối với các thủ tục hành chính hiện đang được giải quyết tại Trung tâm hành chính công cấp tỉnh và cấp huyện, các đơn vị, địa phương đã tiến hành rà soát kỹ lưỡng trước khi đưa vào Trung tâm Hành chính công. Ngoài ra, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp đã tiến hành rà soát toàn bộ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, địa phương trước khi UBND tỉnh công bố Bộ danh mục thủ tục hành chính.
4. Công tác kiểm tra cách thức tổ chức thực hiện TTHC tại bộ phận giải quyết TTHC
Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 theo Nghị quyết 30c/NQ-CP, trong đó có nội dung nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công, ngày 28/6/2013 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh đã ban hành Quyết định số 1648/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm hành chính công tỉnh Quảng Ninh. Đến ngày 26/3/2014 Trung tâm hành chính công tỉnh Quảng Ninh chính thức đi vào hoạt động. Theo yêu cầu của UBND tỉnh, các thủ tục hành chính của các Sở, Ban, ngành trong tỉnh được đưa vào giải quyết tại Trung tâm hành chính công dựa trên nguyên tắc công khai, minh bạch, thuận tiện. Đến nay, 92% số lượng thủ tục hành chính của các Sở, Ban, ngành đã được thực hiện tại Trung tâm Hành chính công tỉnh. Theo kế hoạch đến hết năm 2015, 100% thủ tục hành chính tại các Sở, Ban, ngành được đưa vào giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh.
Tại UBND cấp huyện, hiện cả 14 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đều đã thành lập Trung tâm hành chính công. Đến thời điểm hiện tại, 10 Trung tâm Hành chính công cấp huyện đã đi vào hoạt động (04 cấp huyện đang chuẩn bị để đưa Trung tâm Hành chính công vào hoạt động là Bình Liêu, Ba Chẽ, Hoành Bồ, Đông Triều); 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện đã được đưa vào giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tại các địa phương Hạ Long, Cẩm Phả, Vân Đồn, Uông Bí, Móng Cái; hơn 80% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện đã được đưa vào giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tại các địa phương Hải Hà, Đầm Hà, Quảng Yên, Tiên Yên, Cô Tô.
Các đơn vị, địa phương thường xuyên kiểm tra việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính công tỉnh, Trung tâm Hành chính công cấp huyện, nơi tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính của UBND cấp huyện (chưa có Trung tâm hành chính công) và UBND cấp xã. Qua công tác kiểm tra, kịp thời nắm bắt tiến độ triển khai thực hiện Chỉ thị 17/CT-TTg nhằm kịp thời chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (nay là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Tại trụ sở giải quyết thủ tục hành chính, đều niêm yết công khai thủ tục hành chính cũng như quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ.
5. Bố trí nhân lực, cơ sở vật chất hạ tầng
Trong công tác giải quyết thủ tục hành chính, các đơn vị, địa phương đã bố trí cán bộ, công chức, viên chức đủ năng lực trình độ chuyên môn, đảm bảo giải quyết các thủ tục hành chính. Số cán bộ, công chức, viên chức này thường xuyên được cập nhật các thông tin, văn bản mới ban hành; được bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; thái độ, ý thức tiếp dân ngày càng được nâng cao và được quán triệt nghiêm túc việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg.
Trong công tác chứng thực, trên địa bàn tỉnh có 14 huyện, thị xã, thành phố với 29 công chức Tư pháp-hộ tịch: chuyên trách 23, kiêm nhiệm 06; trình độ chuyên ngành luật: 01 Thạc sỹ, 26 cử nhân đại học luật, 02 cử nhân có trình độ chuyên môn khác. 186 UBND cấp xã với 288 công chức Tư pháp-hộ tịch: chuyên trách 207, kiêm nhiệm 81; trình độ chuyên ngành luật: 108 cử nhân đại học luật, 99 trung cấp luật, 81 cử nhân có trình độ chuyên môn khác.
Hiện nay, gần như toàn bộ các thủ tục hành chính đã được đưa vào giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tỉnh và Trung tâm hành chính công cấp huyện. Các Trung tâm này gần như được xây dựng mới, có cơ sở vật chất hạ tầng, công nghệ, thiết bị hiện đại. Ngoài ra các đơn vị, địa phương đều bố trí trụ sở, phòng làm việc riêng để tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính; thiết bị, công nghệ đảm bảo đáp ứng các nhu cầu phục vụ cá nhân, tổ chức một cách tốt nhất.
6. Nâng cao chất lượng công tác thẩm định văn bản quy phạm pháp luật
Để đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính đươc ban hành có nội dung phù hợp với Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ (nay là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Sở Tư pháp đã gắn kết chặt chẽ công tác thẩm định với công tác kiểm soát thủ tục hành chính để đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật khi được ban hành có nội dung phù hợp với yêu cầu của Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
7. Một số kết quả đạt được
Ý thức của cán bộ, công chức, viên chức sau khi được quán triệt Chỉ thị được nâng cao rõ rệt, nhất là những cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp được giao tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính. Các cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính về cơ bản nắm được quy tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Chính vì vậy, thủ tục hành chính được giải quyết thuận lợi, nhanh chóng.
Qua số liệu báo cáo của UBND cấp huyện, số lượng bản sao giấy tờ, văn bản được chứng thực từ bản chính năm 2014 so với năm 2013 giảm đáng kể. Ví dụ: thành phố Cẩm Phả giảm 15%, huyện Tiên Yên giảm 17%.
Thực tế, qua việc giải quyết thủ tục hành chính tại các đơn vị, địa phương; kiểm tra hồ sơ thấy số lượng bản sao được chứng thực đã giảm đi rõ rệt. Ví dụ: Hồ sơ cấp phiếu Lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp, thành phần hồ sơ gồm có hộ khẩu, CMND hoặc hộ chiếu; cấp phiếu LLTP số 1 là 02 bộ hồ sơ, cấp phiếu LLTP số 2 là 03 bộ hồ sơ. Năm 2014, Sở Tư pháp giải quyết 3.497 hồ sơ cấp phiếu LLTP, tiến hành kiểm tra thấy hơn 90% là bản photocopy, bản sao có chứng thực chiếm chưa đến 10% là do công dân khi đến nộp hồ sơ không đem theo bản chính giấy tờ cần nộp. Qua số liệu nêu trên, cho thấy hiệu quả thiết thực khi thực hiện Chỉ thị 17/CT-TTg, tiết kiệm đáng kể thời gian và vật chất cho công dân, giảm khối lượng chứng thực cho cơ quan nhà nước.
8. Một số đề xuất, kiến nghị
- Hiện nay, đa phần các quy định áp dụng để giải quyết thủ tục hành chính đều quy định thành phần hồ sơ là “bản sao”, tuy nhiên lại không quy định cụ thể là bản sao có chứng thực hay chỉ là bản photocopy có đối chiếu với bản chính. Việc này, khi áp dụng không rõ ràng, rất dễ dẫn đến tuỳ tiện.
- Đối với những thủ tục hành chính đang áp dụng quy định thành phần hồ sơ là bản sao có chứng thực: Đề nghị rà soát lại, nếu bản photocopy sau khi đối chiếu với bản chính đủ điều kiện để giải quyết thì quy định tiếp nhận bản photocopy theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ (nay là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Quy định này sẽ giúp cá nhân và tổ chức tiết kiệm thời gian và vật chất khi phải chứng thực bản sao tại các cơ quan có thẩm quyền.
- Đề nghị quy định theo hướng công chức tư pháp làm công tác chứng thực có đủ thẩm quyền ký chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản từ bản chính. Việc quy định này là phù hợp vì công chức tư pháp chính là những người tiếp nhận hồ sơ chứng thực sau khi đã thẩm định, giảm tải việc ký chứng thực cho lãnh đạo Phòng Tư pháp và lãnh đạo UBND xã, phường, thị trấn.
- Đề nghị tăng mức thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính cho phù hợp. Hiện nay mức thu lệ phí là tương đối thấp, người dân khi chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản, mặc dù không cần thiết số lượng nhiều nhưng do thấy lệ phí thấp, tiện lợi nên yêu cầu sao với số lượng nhiều để dùng dần. Việc này dẫn đến lãng phí vật chất của công dân và tốn thời gian của cơ quan chứng thực./.
Nguyễn Thu Hương