Cuộc họp có sự tham dự của Đại diện Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - đồng chí Nguyễn Công Khanh, Cục trưởng; Đoàn thanh tra chuyên ngành gồm có đồng chí 04 đồng chí là Lãnh đạo phòng, chuyên viên của Cục; Đại diện Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, Phòng Hành chính tư pháp, các cơ quan, đơn vị là đối tượng thanh tra gồm Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ, Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân, Uỷ ban nhân dân phường Phúc Tân, Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn, Ủy ban nhân dân xã Phụng Châu.
Trưởng đoàn thanh tra công bố toàn văn Quyết định thanh tra số 37/QĐ-HTQTCT ngày 07 tháng 11 năm 2016 của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về thanh tra chuyên ngành các hoạt động chứng thực tại thành phố Hà Nội và phổ biến tóm tắt mục đích, yêu cầu, nội dung kế hoạch thanh tra; thông báo lịch thanh tra; nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra, quyền và nghĩa vụ của đối tượng thanh tra theo quy định của Luật Thanh tra năm 2010.
Tại buổi công bố, các đơn vị được thanh tra báo cáo về công tác chứng thực của đơn vị từ ngày 10/4/2015 đến ngày 31/8/2016.
Đại diện Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ, Ủy ban nhân dân phường Đồng Xuân, Uỷ ban nhân dân phường Phúc Tân, Ủy ban nhân dân thị trấn Chúc Sơn, Ủy ban nhân dân xã Phụng Châu đã trình bày cụ thể các Báo cáo kết quả công tác chứng thực; các vấn đề liên quan đến lệ phí chứng thực. Đại diện các đơn vị được thanh tra đã đề cập đến các vấn đề vướng mắc, khó khăn cần tháo gỡ trong quá trình triển khai Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đoàn thanh tra ghi nhận và giải đáp các vướng mắc.
Sau khi giải đáp các vướng mắc về nghiệp vụ của các đơn vị được thanh tra, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hướng dẫn, chia sẻ những khó khăn, vướng mắc của các đơn vị. Đồng chí Cục trưởng đã khẳng định mục đích của thanh tra chuyên ngành nhằm nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện công tác chứng thực tại thành phố Hà Nội, phát hiện ra những bất cập, sai sót nhằm chấn chỉnh, xử lý kịp thời, trên cơ sở đó, nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại địa phương. Đồng thời, đồng chí Cục trưởng quán triệt nguyên tắc làm việc đối với Đoàn thanh tra, việc thanh tra được tiến hành nghiêm túc, đúng quy định của pháp luật.
Sau khi lắng nghe Đoàn thanh tra chuyên ngành công bố Quyết định 37/QĐ-HTQTCT ngày 07/11/2016; ý kiến của đồng chí Cục trưởng Nguyễn Công Khanh và các đơn vị được thanh tra báo cáo, đồng chí Phó Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ cho các đơn vị được thanh tra đã chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho công tác thanh tra theo Quyết định thanh tra chuyên ngành của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; yêu cầu các đơn vị được thanh tra phối hợp chặt chẽ với Đoàn thanh tra để chuẩn bị công tác thanh tra có hiệu quả; bảo đảm trung thực trong quá trình thanh tra. Trường hợp có vấn đề vướng mắc, cần báo cáo kịp thời và trao đổi cụ thể với Đoàn thanh tra chuyên ngành.
Kết thúc buổi công bố Quyết định thanh tra chuyên ngành, đồng chí Phó Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hà Nội mong rằng, trong quá trình làm việc, Đoàn thanh tra chuyên ngành phát hiện ra những sai sót, chấn chỉnh kịp thời để các đơn vị được thanh tra sửa chữa, rút kinh nghiệm, đồng thời hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực để các đơn vị được thanh tra nắm vững hơn về chuyên môn, nâng cao hiệu quả trong công tác thi hành pháp luật.