I. Tình hình, đặc điểm của Nghệ An
Nghệ An có tổng diện tích 16.490,25 km2, lớn nhất cả nước. Miền núi và trung du Nghệ An chiếm 83% diện tích tự nhiên của tỉnh, 11/21 huyện, thị xã miền núi, 6/9 huyện đồng bằng có xã miền núi. Toàn tỉnh có 480 đơn vị cấp xã trong đó có 248 xã miền núi, có 6 huyện đồng bằng với 47 xã miền núi, có 90 xã và 180 thôn, bản đặc biệt khó khăn thuộc diện được đầu tư Chương trình 135 giai đoạn II, có 3 huyện thuộc diện huyện nghèo (Kỳ Sơn, Tương Dương, Quế Phong) được hưởng chính sách theo nghị quyết 30a của Chính phủ; có 27 xã biên giới thuộc 6 huyện (Thanh Chương, Anh Sơn, Con Cuông, Tương Dương, Kỳ Sơn, Quế Phong), giáp với 3 tỉnh Hủa-Phăn, Xiêng-Khoảng và Bô-Li-Khăm-Xay của nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào, với chiều dài đường biên giới là 419 km. Với tình hình đặc điểm như vậy, cùng với việc Nghệ An là một tỉnh có dân số đông (dân số hơn 3,1 triệu người, đứng thứ tư cả nước) thì việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch là một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết, tạo thuận lợi trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, sổ sách và thống kê, báo cáo cũng như đáp ứng nhu cầu của đông đảo người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực này.
II. Những kết quả đạt được của công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch
Sau khi Chính phủ ban hành Nghị định 158/NĐ-CP ngày 27/12/2005, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 26/2006/CT-UBND ngày 04/01/2007 về việc tăng cường thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Nghệ An trong đó đã chỉ đạo các Sở, ngành có liên quan và UBND các huyện, thành, thị tham mưu thực hiện việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã tăng cường đôn đốc, hướng dẫn Phòng Tư pháp các huyện, thành, thị tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan một cách toàn diện, đi vào chiều sâu. Các vụ việc đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi...trong nước cũng như có yếu tố nước ngoài đã được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định, đáp ứng nhu cầu của công dân và góp phần quan trọng vào công tác quản lý dân cư, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội.
Bên cạnh công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cho đội ngũ cán bộ Tư pháp, Tư pháp Hộ tịch cấp xã, UBND tỉnh đã tăng cường chỉ đạo việc bố trí đủ cán bộ và cơ sở vật chất cho UBND cấp xã, làm tiền đề cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch. Từ năm 2009-2010, trên địa bàn tỉnh, một số đơn vị cấp huyện như : Thị xã Thái Hòa, Thành phố Vinh, Thị xã Cửa Lò, Hưng Nguyên, Nghi Lộc đã thực hiện thí điểm phần mềm đăng ký hộ tịch ở một số phường, xã và bước đầu có hiệu quả rõ rệt với kinh phí đầu tư cho việc lắp dặt phần mềm gần 500 triệu đồng. Việc tiếp nhận các thủ tục hành chính cũng như cấp các giấy tờ hộ tịch cho công dân được thực hiện nhanh chóng, khoa học, công tác thống kê, báo cáo tổng hợp kịp thời, chính xác.
Thực hiện Quyết định số 75/QĐ-UBND ngày 09/01/2012 của UBND tỉnh Nghệ An về việc ban hành Kế hoạch Cải cách thủ tục hành chính nhà nước giai đoạn 2012-2015 trên địa bàn tỉnh Nghệ An, ngày 28/12/2013, UBND tỉnh ký Quyết định số 5444/QĐ-UBND về việc thực hiện một số nhiệm vụ Cải cách hành chính năm 2013 ở cấp tỉnh trong đó có nội dung thí điểm ứng dụng phần mềm quản lý hộ tịch ở cấp xã thuộc các huyện Nghi Lộc, Nam Đàn và Quỳnh Lưu. Trước những yêu cầu cấp bách của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, tiến tới xây dựng tin học hóa công tác hộ tịch, ngày 29/10/2014, Sở Tư pháp đã phối hợp với các ngành tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 21/CT-UBND ngày về việc tăng cường công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Nghệ An trong đó nhấn mạnh trách nhiệm của các cấp, các ngành cũng như UBND các huyện, thành, thị tích cực, chủ động thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này. Đến nay, đã có 17/21 huyện, thành, thị tiến hành ứng dụng phần mềm để đăng ký và quản lý hộ tịch cho công dân trên địa bàn (trừ một số huyện miền núi, vùng sâu vùng xa chưa có điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch). Hàng năm, các huyện, thành, thị đều chủ động thực hiện việc nâng cấp phần mềm để phù hợp với các văn bản pháp luật mới, đến thời điểm này phần mềm quản lý hộ tịch đã được nâng cấp lên phiên bản 4.1. Trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công, chủ yếu là viết và vào sổ bằng tay. Do đó, vừa mất thời gian, các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch thường không được sạch đẹp do chữ viết hoặc nhiều khi bị tẩy xóa…, ảnh hưởng tới quá trình lưu trữ, bảo quản, tra cứu. Với việc áp dụng phần mềm quản lý hộ tịch, thời gian giải quyết hồ sơ cho công dân được nhanh hơn, chính xác hơn và việc lưu trữ hồ sơ đảm bảo, khoa học hơn. Hầu hết các địa phương đã thực hiện cập nhật dữ liệu hộ tịch các năm trở về trước tương đối đầy đủ, tạo thuận lợi cho việc sao từ sổ gốc, tra cứu hồ sơ của công dân và tạo tiền đề cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương.
Thực hiện Quyết định số 896/QĐ-TTg ngày 8/6/2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoan 2013-2020, UBND tỉnh đang tích cực chỉ đạo việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết thủ tục hành chính. Trong bối cảnh các ngành, các cấp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước, thì việc tin học hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch là cần thiết và được tỉnh quan tâm, ưu tiên thực hiện, bởi các thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân (thông tin về khai sinh) là dữ liệu đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
III. Một số thuận lợi và khó khăn và giải pháp thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch
- Thuận lợi
- Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong thời gian qua đã được sự quan tâm chỉ đạo, tạo mọi điều kiện thuận lợi của cấp ủy Đảng, chính quyền các cấp. Cơ sở vật chất ngày càng được tăng cường, một trong những điều kiện của việc ứng dụng công nghệ thông tin là phải trang bị máy vi tính và mạng internet, từ năm 2010 đến nay, UBND tỉnh đã trang bị đầy đủ máy vi tính cho 480 xã, phường thị trấn trên địa bàn tỉnh với kinh phí lên tới 5,1 tỷ đồng.
- Đội ngũ công chức Tư pháp thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cấp huyện và cấp xã được bố trí tương đối đầy đủ. Ở cấp huyện, số lượng cán bộ 69 người ; cơ cấu cán bộ : Lãnh đạo phòng 31 người, chuyên viên 38 người trong đó nam 36, nữ 33; trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Luật: 01 người ; Đại học Luật : 57 người, đại học khác : 8 người, trung cấp Luật: 03 người. Ở cấp xã: Trên địa bàn toàn tỉnh có 770 công chức Tư pháp hộ tịch trên 480 phường xã trong đó chuyên trách tư pháp hộ tịch 400 người, kiêm nhiệm tư pháp hộ tịch là 366 người, hợp đồng 04 người. Trình độ văn hóa: 100% trung học phổ thông. Trình độ chuyên môn 100% đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tư pháp hộ tịch, 384 người có bằng trung cấp luật, 386 người có bằng đại học Luật. Thời gian làm công tác tư pháp hộ tịch dưới 5 năm là 310 người, từ 5 năm trở lên là 460 người. Nhìn chung tổ chức bộ máy làm công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở 3 cấp tỉnh, huyện, xã đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Hàng năm, UBND tỉnh đều tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong đó có việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này cho lãnh đạo UBND cấp huyện, UBND cấp xã và đội ngũ cán bộ tư pháp- hộ tịch cấp huyện, xã. Mặc dù công việc nhiều và nhiệm vụ ngày càng được tăng thêm, song nhìn chung, đội ngũ cán bộ làm công tác Tư pháp –hộ tịch đều tâm huyết với công việc, chịu khó tiếp cận với công nghệ thông tin để khai thác, sử dụng công nghệ khi thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ tịch.
- Sự ra đời của Luật Hộ tịch là một bước đột phá, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc thực hiện quản lý và đăng ký hộ tịch nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này nói riêng. Luật quy định rõ việc xây dựng và quản lý thống nhất Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc sẽ là thuận lợi to lớn trong việc ứng dụng phần mềm quản lý và đăng ký hộ tịch ở địa phương trong thời gian tới.
2. Khó khăn
- Nghệ An là tỉnh có dân số đông, có 11/21 huyện, thị miền núi trong đó có 03 huyện (Kỳ Sơn, Tương Dương và Quế phong) là huyện đặc biệt khó khăn. Hiện nay toàn tỉnh có 16 xã chưa có điện lưới nên việc sử dụng máy vi tính, mạng Internet cũng như phần mềm hộ tịch chưa thực hiện được.
- Trình độ tin học của cán bộ làm công tác Tư pháp hộ tịch ở một số huyện, đặc biệt là các huyện miền núi còn hạn chế. Mặc dù được trang bị máy vi tính, cài đặt phần mềm nhưng cán bộ chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa có hiệu quả.
- Các huyện, thành, thị đang tự tìm các công ty cung cấp phần mềm trong nước để hợp đồng việc cài đặt phần mềm mà chưa có sự thống nhất, đồng bộ nên nhiều dịch vụ cung ứng phần mềm cũng như cán bộ kỷ thuật, hướng dẫn sử dụng chất lượng chưa cao. Mặt khác, các sổ, sách hộ tịch thực hiện thao tác thủ công tồn tại nhiều năm, nên khi thực hiện cập nhật vào phần mềm dữ liệu rất khó và nhiều thao tác không thực hiện được.
- Nguồn kinh phí để thực hiện việc nâng cấp phần mềm chưa đảm bảo. Mặt khác, các biểu mẫu hộ tịch thay đổi thường xuyên nên việc chỉnh sửa, cài đặt phần mềm cho phù hợp với các văn bản chưa thực hiện kịp thời một phần cũng do thiếu kinh phí.
3. Giải pháp
- Tăng cường sự lãnh đạo, quan tâm của các cấp ủy Đảng, chính quyền, đặc biệt là cấp ủy Đảng chính quyền ở cơ sở thực hiện tốt những quy định của pháp luật về hộ tịch và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Quan tâm xây dựng, củng cố kiện toàn và nâng cao chất lượng của đội ngũ làm công tác Tư pháp, hộ tịch từ cấp tỉnh đến cơ sở đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm và năng lực phục vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch.
- Tiếp tục đầu tư, đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứng yêu cầu cho cho việc thực hiện tin học hóa trong công tác hộ tịch; lồng ghép việc thực hiện công tác này với các Chương trình đề án khác ở địa phương; huy động sự đóng góp tự nguyện của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cho việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Đẩy mạnh cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính, đảm bảo công khai, minh bạch, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này, góp phần xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN, đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của đất nước ta.
IV. Một số đề xuất với Trung ương
1. Bộ, ngành ở Trung ương xây dựng hệ thống thể chế từ Nghị định đến Thông tư hướng dẫn cụ thể các quy định của Luật Hộ tịch, cải tiến sổ hộ tịch và phương thức đăng ký hộ tịch; đặc biệt phải xây dựng và quản lý thống nhất Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hướng dẫn, chỉ đạo địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, cần tính đến việc xây dựng mã số cá nhân cho mỗi cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi.
2. Biên soạn thêm các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ đăng ký và quản lý hộ tịch. Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật cũng như kỹ năng nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này cho cho đội ngũ làm công tác Tư pháp – Hộ tịch ở địa phương.
3. Hỗ trợ kinh phí cho các địa phương chưa tự cân đối được ngân sách trong việc lắp đặt phần mềm điện tử về hộ tịch. Hàng năm tổ chức sơ, tổng kết, xây dựng mô hình thí điểm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để đánh giá kết quả, rút kinh nghiệp và nhân rộng mô hình trong cả nước./.